Cliciwch yma i weld fersiwn Saesneg y Llyfryn Canllaw hwn (gan agor mewn ffenestr arall)

Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg – GBA3
Medi 2008 – Fersiwn 3
Deddf Cwmnïau 2006

Llyfryn canllaw ar gyfer cyfnodau cyfeirnod cyfrifeg yn dechrau ar neu wedi 06 Ebrill 2008.

Am gyfnodau cyfeirnod cyfrifeg yn dechrau cyn 06 Ebrill 2008, gweler llyfryn canllaw GBA3 CA 1985

Rhaid bod yn ymwybodol o’r canlynol wrth ddarllen y nodiadau canllaw hyn:

Mae rhai (ond nid y cyfan) o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 wedi dod i rym.  Gan hynny, mae rhai o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 1985 yn dal yn berthnasol.  Rydym wedi ceisio gwneud yn glir drwy’r holl nodiadau hyn, gymaint â phosib, pa Ddeddf sy’n berthnasol.  Os hoffech chi wybod pa ddarpariaethau yn y Deddfau priodol sydd mewn grym, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk. Mae dolen ar ein gwefan hefyd i wefan BERR (Yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio) www.berr.gov.uk/bbf/co-act-2006 lle gallwch chi weld rhagor o wybodaeth. Mae rhai darpariaethau yn y Ddeddf newydd yn amodol ar drefniadau trosiannol. Cyhyd â phosib, eglurwn hyn yn y canllaw hwn a rhown fanylion ar ein gwefan.

Mae dau gam pellach yng ngweithrediad Deddf Cwmnïau 2006 a drefnwyd ar gyfer Hydref 2008 a Hydref 2009. Byddwn yn diweddaru unrhyw nodiadau canllaw a effeithir gan y gweithrediadau hynny ar y pryd. Efallai yr hoffech chi gadw golwg ar ein gwefan hefyd lle byddwn yn cyhoeddi rhagor o wybodaeth wrth i’r broses o weithredu barhau, fel y gallwch gael mynediad at y newyddion diweddaraf.

Tan Hydref 2009, bydd y nodiadau canllaw hyn ond yn gymwys i gwmnïau wedi eu ffurfio ym Mhrydain Fawr (Cymru, Lloegr a’r Alban). Wedyn, fe drefnir i’r system ar wahân yng Ngogledd Iwerddon gyfuno i un system gyfan ar gyfer y Deyrnas Unedig i gyd.

Cynnwys

Cyflwyniad

Mae’r llyfryn hwn yn ganllaw ar gyfer pob cwmni i’r rheolau sy’n llywodraethu datgeliad cyhoeddus cyfrifon. Dylid darllen hwn ar y cyd â Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol sydd ar gael i’w gweld ar www.opsi.gov.uk

• Rheoliadau (Cyfrifon ac Adroddiad Cyfarwyddwyr) Cwmnïau a Grwpiau Bach 2008
• Rheoliadau (Cyfrifon ac Adroddiadau) Cwmnïau a Grwpiau Mawr a Chanolig 2008
• Rheoliadau Deddf Cwmnïau 2006 (Cyfrifon ac Adroddiad) (Diwygiad) 2008
• Rheoliadau (Cyfrifon) Partneriaethau 2008
• Gorchymyn Deddf Cwmnïau 2006 (Dechreuad Rhif 5, Darpariaethau Dros Dro ac Arbedion) 2007

Mae’r llyfryn yn ymwneud â thri phrif bwnc:

1. Dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg

Mae gan bob cwmni ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg, sef diwedd ei flwyddyn ariannol. Dyma hefyd y dyddiad sy’n penderfynu pryd y bydd cyfrifon yn ddyledus i’w cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. Rhaid dweud wrth Dŷ’r Cwmnïau pan fyddwch chi wedi newid y dyddiad. Gall fod yn gostus os anghofiwch chi ddweud wrthym, gan baratoi cyfrifon ar gyfer y dyddiad anghywir. Os gwnewch chi hynny, fe wrthodwn gofrestru’r cyfrifon a bydd rhaid ichi baratoi cyfrifon newydd ar gyfer y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg sydd wedi ei gofnodi yn Nhŷ’r Cwmnïau.

2. Paratoi a ffeilio cyfrifon.

Mae’n rhaid i bob cwmni baratoi set o gyfrifon ar gyfer ei aelodau a set i’w ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau. Ar gyfer cwmnïau mawr, mae’r ddwy set o gyfrifon yr un fath. Caiff cwmnïau bach a chanolig ddewis cydymffurfio â gofynion ar wahân ar gyfer y cyfrifon y mae’n rhaid eu paratoi ar gyfer yr aelodau a’r rhai y mae’n rhaid eu ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau. Mae terfyn amser ar gyfer cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau gyfrifon derbyniol sy’n cydymffurfio â’r holl ofynion cyfreithiol. Os byddwch chi'n methu bodloni'r terfyn amser, codwn gosb awtomatig, a hynny'n ddieithriad. Felly mae'n bwysig i chi, i'ch cyfrifwyr ac i'ch archwilwyr ariannol fod yn ymwybodol o'r terfyn amser ar gyfer ffeilio.

Nid yw gofynion a therfynau amser Deddf Cwmnïau 2006 yr un fath a rhai Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi, y Comisiwn Elusennau neu gyrff rheoleiddio eraill fel yr Awdurdod Gwasanaethau Ariannol. Cyfrifoldeb y cyfarwyddwyr yw bod yn ymwybodol o’r gwahanol ofynion.

Mae’r llyfryn hwn yn canolbwyntio ar y cyfrifon a’r adroddiadau y mae’n rhaid i gwmnïau bach a chanolig eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. Mae cwmnïau mawr yn ddarostyngedig i ofynion mwy cymhleth sydd y tu allan i gwmpas y llyfryn hwn.
Nid yw’r llyfryn hwn yn trafod cynnwys cyfrifon a gaiff eu llunio o dan Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol. Mae’r gofynion cyhoeddi a ffeilio yr un fath ag ar gyfer cyfrifon cwmnïau sydd heb ddilyn Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol, gydag amrywiad bach ar gyfer y cyfrifon y bydd cwmnïau bach yn eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau – Pennod 5, gweler 2.3.

3. Cynnwys y cyfrifon.

Ni all y llyfryn hwn ddweud wrthych chi sut i baratoi cyfrifon cwmni. Dylech chi ystyried ceisio cyngor proffesiynol – gweler hefyd Ddeddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol. Ond mi fydd yn dweud wrthych chi pa ddogfennau sy’n gwneud set o gyfrifon, pa eithriadau y gall fod modd ichi fanteisio arnyn nhw a ph’un a fydd angen ichi benodi archwilydd ariannol a chyflwyno set o gyfrifon wedi eu harchwilio’n ffurfiol.

Brig

1. Beth yw blwyddyn ariannol?

Mae blwyddyn ariannol fel arfer yn gyfnod 12 mis y mae’n rhaid ichi baratoi datganiadau ariannol blynyddol ar ei gyfer. Rhaid i bob cwmni baratoi cyfrifon blynyddol yn cyfleu perfformiad a gweithgareddau'r cwmni yn ystod y flwyddyn ariannol. Bydd hon yn dechrau'r diwrnod ar ôl diwedd y flwyddyn ariannol ddiwethaf neu, yn achos cwmni newydd, ar y dyddiad corffori.

Pennir y flwyddyn ariannol yn ôl y cyfnod cyfeirnod cyfrifeg.

Daw'r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg i ben ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg – gweler cwestiynau 2 a 3 ym Mhennod 1 – neu ar ddyddiad hyd at saith diwrnod y naill ochr neu'r llall iddo os bydd hynny'n fwy cyfleus.

2. Sut pennir y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg?

Ar gyfer pob cwmni newydd, mae’r ddeddfwriaeth yn pennu’r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg cyntaf i syrthio flwyddyn union ar ôl diwrnod ola’r mis y cafodd y cwmni ei gorffori. Caiff dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg dilynol eu pennu’n awtomatig ar yr un diwrnod bob blwyddyn. Er enghraifft, os cafodd y cwmni ei gorffori ar 06 Ebrill 2008, yna 30 Ebrill 2009 a bennid yn ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg iddo a 30 Ebrill bob blwyddyn wedyn.

Oes. Cewch newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg cyfredol neu’r un blaenorol drwy estyn neu fyrhau’r cyfnod. Er mwyn gwneud hyn, rhaid ichi roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ar ffurflen newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg (Ffurflen 225). Rhaid ichi gyflwyno ffurflen newid-DCC dderbyniol cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio cyfrifon y cyfnod sydd i’w newid – gweler Pennod 10 cwestiwn 5 i ddysgu sut i gyrchu’r ffurflen hon. Mewn geiriau eraill, os yw Tŷ'r Cwmnïau'n disgwyl cyfrifon ar gyfer cyfnod cyfeirnod cyfrifeg arbennig a bod y rheiny'n mynd yn orddyledus, mae'n rhy hwyr i ddweud eich bod am newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg.

Fel arfer, bydd gan gwmnïau preifat naw mis, a chan gwmnïau cyhoeddus chwe mis, i gyflwyno'u cyfrifon i Dŷ'r Cwmnïau wedi diwedd pob cyfnod cyfeirnod cyfrifeg. Mae’r cyfnodau a ganiateir ar gyfer anfon cyfrifon cynta'r cwmni ac ar gyfer newid ei dyddiad cyfeirnod cyfrifeg yn wahanol, ac eglurwn hyn ym mhennod 4.

Dylech chi gadw mewn cof y diffiniad o gyfnod o fisoedd mewn cysylltiad â ffeilio cyfrifon:

Bydd cyfnod o fisoedd ar ôl dyddiad penodedig yn dod i ben ar y dyddiad cyfatebol yn y mis priodol. Er enghraifft, bydd cwmni preifat y pennwyd 4 Ebrill fel dyddiad cyfeirnod cyfrifeg iddo yn cael tan ganol nos ar 4 Ionawr y flwyddyn ddilynol i gyflwyno’i gyfrifon, nid 31 Ionawr.

Nid yw hyn yn gymwys lle mae’ch dyddiad cyfeirnod cyfrifeg yn syrthio ar ddydd ola’r mis. Os dyma sy’n wir, byddai’r cyfnod a gaiff ei ganiatáu i ffeilio cyfrifon yn dod i ben ar ddydd ola’r mis priodol. Er enghraifft, bydd cwmni preifat y pennwyd 30 Ebrill fel dyddiad cyfeirnod cyfrifeg iddo yn cael tan ganol nos ar 31 Ionawr y flwyddyn ddilynol i gyflwyno’i gyfrifon, nid 30 Ionawr

4. Oes yna gyfyngu o ran newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg?

Cewch newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg drwy fyrhau cyfnod cyfeirnod cyfrifeg mor aml ag y dymunwch a chan gymaint o fisoedd ag y dymunwch.

Ond mae cyfyngiadau o ran estyn cyfnodau cyfeirnod cyfrifeg:

• Ni chewch chi estyn cyfnod fel y bydd yn parhau am fwy na 18 mis o ddyddiad dechrau'r cyfnod cyfrifeg, oni bai bod y cwmni yn nwylo’r gweinyddydd.
• Ni chewch chi estyn mwy nag unwaith mewn pum mlynedd, oni bai bod:
  (a) y cwmni yn nwylo’r gweinyddydd; neu
  (b) bod yr Ysgrifennydd Gwladol wedi cyfarwyddo felly; neu
  (c) bod y cwmni'n cydweddu ei ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg â dyddiad is-gwmni neu riant-gwmni wedi ei sefydlu o dan gyfraith y DU neu gyfraith gwladwriaeth arall sy’n perthyn i Ardal Economaidd Ewrop (AEE). Dyma wledydd AEE:
  
  Ynys yr Iâ, Norwy, Y Ffindir, Sweden, Iwerddon, Y Deyrnas Unedig, Denmarc, Yr Almaen, Yr Iseldiroedd, Gwlad Belg, Lwcsembwrg, Awstria, Portiwgal, Sbaen, Ffrainc, Yr Eidal, Gwlad Groeg, Liechtenstein, Gweriniaeth y Tsieciaid, Estonia, Cyprus, Latfia, Lithwania, Hwngari, Malta, Gwlad Pwyl, Slofenia, Slofacia, Bwlgaria, Romania.

5. Ydy’r rheolau yr un fath ar gyfer cwmnïau wedi eu corffori dramor?

Bydd cwmni sydd wedi ei gorffori dramor ac sydd wedi cofrestru:

• cangen ym Mhrydain Fawr, ac nad oes rhaid iddo gyhoeddi cyfrifon wedi eu harchwilio'n ffurfiol yn y wlad lle cafodd ei gorffori; neu
• leoliad busnes ym Mhrydain Fawr;

yn ddarostyngedig i'r un rheolau gyda golwg ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg ond bod dim cyfyngiad o ran sawl gwaith y caiff estyn cyfnodau cyfrifeg. Defnyddir yr un ffurflen i newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg.

Bydd cwmni a gafodd ei gorffori dramor, sydd â changen gofrestredig ym Mhrydain Fawr neu mewn gwladwriaeth arall sy’n perthyn i Ardal Economaidd Ewrop, ac y mae yn ofynnol iddo gyhoeddi cyfrifon yng ngwlad ei gorffori, yn ddarostyngedig i reolau gwahanol – gweler ein llyfryn 'Oversea Companies'.

6. Oes yna gyfyngiadau ychwanegol wrth newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg cynta’r cwmni?

Nac oes. Mae’r cyfyngiadau ar gyfer newid unrhyw gyfnod yr un fath â’r rhai a ddisgrifiwyd yng nghwestiwn 5.

Mae’n werth cadw mewn cof wrth geisio estyn eich cyfnod cyfrifeg cyntaf i’r uchafswm o 18 mis, fod rhaid ichi gyfri’r dyddiad corffori fel diwrnod cynta’r cyfnod, ni waeth pa bryd y dechreuwyd masnachu. Bydd llawer o gwmnïau’n gwneud y camgymeriad o ychwanegu chwe mis at ddiwedd y cyfnod, a fydd yn estyn y cyfnod ymhellach na 18 mis.  

Brig

1. Beth yw cofnodion cyfrifeg?

Mae cofnodion cyfrifeg yn gofnodion sy’n ddigonol i ddangos ac egluro trafodion y cwmni ac i ddatgelu (yn rhesymol o fanwl-gywir) ei sefyllfa ariannol ar unrhyw adeg arbennig. Rhaid i’r cyfarwyddwyr allu paratoi cyfrifon yn cydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau neu â Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol ar sail y cofnodion cyfrifeg.

2. Oes rhaid i bob cwmni gadw cofnodion cyfrifeg?

Oes. Mae’n rhaid i bob cwmni, p’un a fo’n masnachu neu beidio, gadw cofnodion cyfrifeg.

3. Beth y mae’n rhaid ei gynnwys mewn cofnodion cyfrifeg?

Rhaid i gofnodion cyfrifeg gynnwys:

• Cofnodion yn dangos pob arian a ddaeth i law ac a gafodd eu gwario gan y cwmni; a hefyd
• Cofnod o’r asedion a’r rhwymedigaethau.

At hyn, lle mae busnes y cwmni’n golygu delio mewn nwyddau, mae’n rhaid i’r cofnodion gynnwys:

• Datganiadau o’r stoc sydd yn nwylo’r cwmni ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol;
• Pob datganiad cymryd stoc y caiff neu y cafodd unrhyw ddatganiadau stoc eu paratoi ar ei sail; a hefyd
• Datganiad o’r holl nwyddau a gafodd eu gwerthu a’u prynu, ac eithrio drwy fasnach fanwerthu arferol. Dylai hwn restru’r nwyddau, y prynwyr a’r gwerthwyr.

Rhaid i riant-gwmnïau gymryd camau rhesymol i sicrhau bo unrhyw is-gwmni’n cadw cofnodion cyfrifeg digonol fel bod modd i gyfarwyddwyr y rhiant baratoi cyfrifon sy’n cydymffurfio â’r Ddeddf Cwmnïau neu â Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol.

4. Ble mae’n rhaid i’r cwmni gadw’r cofnodion cyfrifeg?

Rhaid i gofnodion cyfrifeg y cwmni gael eu cadw yn ei swyddfa gofrestredig neu mewn man a wêl y cyfarwyddwyr yn addas. Rhaid i’r cofnodion fod yn agored i gael eu harchwilio gan swyddogion y cwmni ar bob adeg.

Os yw’r cwmni’n cadw’r cofnodion rywle y tu allan i’r DU, rhaid iddo anfon cyfrifon a ffurflenni cyfleu-manylion o leiaf bob chwe mis a’u cadw yn y DU. Rhaid i’r cyfrifon a’r ffurflenni hynny ddatgelu’r sefyllfa ariannol a galluogi’r cyfarwyddwyr i baratoi cyfrifon sy’n cydymffurfio â Deddf Cwmnïau 2006 neu â Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol.

5. Pa mor hir y mae’n rhaid i’r cwmni gadw cofnodion?

Rhaid i gwmnïau preifat gadw cofnodion cyfrifeg am dair blynedd ar ôl dyddiad eu llunio. Rhaid i gwmnïau cyhoeddus eu cadw am chwe blynedd.

Brig

1. Pwy sy’n gyfrifol am baratoi cyfrifon?

Rhaid i gyfarwyddwyr pob cwmni baratoi cyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Cyfrifon unigol y gelwir y rhain. Rhaid i riant-gwmni hefyd baratoi cyfrifon grŵp (ond ar gyfer rhiant-gwmnïau sydd wedi eu diffinio’n fach – gweler Pennod 5 – mae hyn yn ddewisol).

2. Beth yw cynnwys set o gyfrifon?

At ei gilydd, mae'n rhaid i gyfrifon gynnwys:

• adroddiad cyfarwyddwyr (gydag adolygiad busnes os nad yw’r cwmni’n gymwys fel un bach);
• adroddiad archwilio ariannol (oni bai bod y cwmni wedi ei eithrio rhag archwiliad ariannol);
• cyfrif elw a cholled (neu gyfrif incwm a gwariant os nad yw'r cwmni'n masnachu i wneud elw);
• mantolen wedi ei llofnodi gan gyfarwyddwr;
• nodiadau i'r cyfrifon; ahefyd
• cyfrifon grŵp (lle bo hynny'n briodol)

Nodyn - ni all y llyfryn hwn fanylu ar yr holl wybodaeth y mae’n rhaid i’r dogfennau uchod ei chynnwys - ar gyfer hyn, gweler Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol. Rhaid i gwmnïau cyhoeddus rhestredig (sef, rhai wedi eu cynnwys yn y Gyfnewidfa Stoc neu wedi eu rhestru’n swyddogol mewn gwladwriaeth sy’n perthyn i AEE neu y caniateir iddynt ddelio yng Nghyfnewidfa Stoc Efrog Newydd neu Nasdaq) baratoi hefyd adroddiad cydnabyddiaeth cyfarwyddwyr.

3.   Pa gyfnod y mae’n rhaid i’r cyfrifon ei fodloni?

Rhaid i gyfrifon cynta’r cwmni fodloni cyfnod yn dechrau ar ddyddiad y corffori, nid y diwrnod masnachu cyntaf. Deuant i ben ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg neu hyd at saith diwrnod y naill ochr neu’r llall i’r dyddiad hwnnw. Ymdriniwyd ym mhennod 1 â dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg a sut i’w newid.

Bydd cyfnodau dilynol yn dechrau’r diwrnod ar ôl i’r cyfrifon blaenorol ddod i ben ac yn gorffen ar y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg neu hyd at saith diwrnod ynghynt neu wedyn.

Er enghraifft, os caiff cwmni ei gorffori ar 06 Ebrill 2008, rhaid i’r cyfrifon fodloni cyfnod cyfan 6 Ebrill 2008 – 30 Ebrill 2009. Bydd cyfnodau dilynol yn dechrau ar 1 Mai bob blwyddyn ac yn dod i ben ar 30 Ebrill y flwyddyn nesaf.

Cewch newid hyn drwy fyrhau neu estyn cyfnod arbennig fel ei fod yn dod i ben ar ddyddiad gwahanol – gweler Pennod 1.

4. Beth os na all y cwmni fforddio cyfrifydd proffesiynol?

Does dim rheidrwydd i gwmnïau ddefnyddio cyfrifydd proffesiynol i baratoi eu cyfrifon. Ond dylai cyfarwyddwyr fod yn ymwybodol o’u cyfrifoldebau cyfreithiol gyda golwg ar gyfrifon. Er enghraifft, mae’n rhaid i gyfarwyddwyr cwmni bach sy’n dymuno hawlio rhyddhad rhag archwilio ariannol lofnodi datganiad yn y cyfrifon yn cydnabod eu cyfrifoldeb am eu paratoi fel eu bod yn cwrdd â’r gofynion. Gall cyfarwyddwyr gael eu herlyn os bydd eu cyfrifon yn methu cydymffurfio â’r gofynion hyn.

5. Oes rhaid i bob cwmni gyflwyno cyfrifon i’r aelodau etc?

Rhaid i bob cwmni anfon copi o’i gyfrifon a’i adroddiadau ar gyfer pob blwyddyn ariannol at:

• bob aelod o’r cwmni;
• pob un o ddyledebwyr y cwmni, a hefyd
• pawb sydd â hawl i gael rhybudd am gyfarfodydd cyffredinol.

6. Oes rhaid i gwmni osod ei gyfrifon gerbron cyfarfod cyffredinol?

Mae’n rhaid i gwmni cyhoeddus osod ei gyfrifon gerbron yr aelodau mewn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol o hyd. Does dim rheidrwydd statudol mwyach i gwmnïau preifat osod eu cyfrifon gerbron yr aelodau mewn cyfarfod cyffredinol. Os yw erthyglau cwmni preifat yn pennu’n gyfredol fod rhaid iddo gyflwyno cyfrifon i’r aelodau mewn cyfarfod cyffredinol, caiff fabwysiadu penderfyniad arbennig i ddileu’r ddarpariaeth honno.

7. Oes modd i gwmni fabwysiadu penderfyniad i ddefnyddio gwefan fel y gall yr aelodau weld y cyfrifon?

Oes. Caiff cwmni fabwysiadu penderfyniad aelodau neu wneud darpariaeth yn ei erthyglau i’r perwyl bod modd i’r cwmni gyflwyno dogfennau, gan gynnwys cyfrifon, i’r aelodau neu eu dosbarthu yn eu plith drwy’r wefan. Does dim rhaid i’r aelodau gytuno i dderbyn cyfathrebiadau yn y ffordd hon a bydd ganddyn nhw’r hawl i fynnu copi papur.

8. Pwy all gymeradwyo a llofnodi cyfrifon?

Rhaid i Fwrdd Cyfarwyddwyr y cwmni gymeradwyo’r cyfrifon a threfnu iddyn nhw gael eu llofnodi ar eu rhan cyn eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau.

• Rhaid i’r fantolen gael ei llofnodi gan gyfarwyddwr ar ran y Bwrdd, gan nodi ei (h)enw, gydag unrhyw ddatganiadau ynglŷn ag eithriadau cyfrifeg neu ffeilio yn ymddangos uwchben llofnod y cyfarwyddwr;
• Rhaid i adroddiad y cyfarwyddwyr gael ei lofnodi gan gyfarwyddwr neu ysgrifennydd y cwmni ar ran y Bwrdd, gan nodi ei (h)enw. Rhaid i unrhyw ddatganiad ei fod wedi ei baratoi yn unol â’r darpariaethau ar gyfer cwmnïau bach ymddangos uwchben y llofnod;
• Rhaid i gyfarwyddwr neu ysgrifennydd y cwmni lofnodi adroddiad cydnabyddiaeth ariannol y cyfarwyddwyr ar ran y Bwrdd, gan nodi ei (h)enw; ac
• Os oes rhaid i’r cwmni atodi adroddiad archwilio ariannol wrth y cyfrifon, rhaid iddo nodi enwau’r archwilwyr a chael ei lofnodi a’i ddyddio ganddynt.

Lle bo’r archwilydd ariannol yn gwmni, rhaid i adroddiad yr archwilydd nodi enw’r archwilydd ac enw’r sawl a’i llofnododd ar ran y cwmni fel uwch-archwilydd statudol – gweler cwestiwn 9.

• Lle bo’r cwmni’n atodi adroddiad archwilio arbennig wrth y cyfrifon cryno a gaiff eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau, rhaid i’r archwilydd ariannol ei lofnodi. Lle mae’r achwilydd ariannol yn gwmni, rhaid i rywun sydd wedi ei (h)awdurdodi i lofnodi ar ei ran wneud hynny yn enw’r cwmni.

Sylwer: Os bydd cwmni’n cyflwyno cyfrifon ar bapur, ni all Tŷ’r Cwmnïau dderbyn datganiad teipiedig fel llofnod. Hefyd, os yw’r cwmni’n cyflwyno cyfrifon ar-lein mae’n rhaid i adroddiad y cyfarwyddwyr a’r fantolen gynnwys y côd dilysu cwmni perthnasol yn lle’r llofnod.

9. Oes yna eithrio rhag nodi enw’r archwilydd ariannol ar adroddiad yr archwilydd neu’r adroddiad archwilio arbennig?

Oes. Os teimla’r cwmni bod yna beryg trais neu fygylu difrifol i’r archwilydd neu unrhyw un arall o ganlyniad i nodi enw’r archwilydd (neu enw’r “uwch-archwilydd statudol” a lofnododd yr adroddiad ar ran y cwmni archwilio) ar gopïau ffeiliedig neu gyhoeddedig yr adroddiad, caiff fabwysiadu penderfyniad i hepgor yr enw o’r copïau hynny. Rhaid i’r cwmni beidio â chyflwyno’r penderfyniad hwn i Dŷ’r Cwmnïau ond dylai anfon hysbysiad amdano i’r cyfeiriad e-bost canlynol, sy’n perthyn i’r Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio a fydd yn cadw’r hysbysiad: 506notifications@berr.gsi.gov.uk

Am ragor o fanylion, gweler ein llyfryn canllaw ar Archwiliwyr Ariannol

Brig

1. Ydy’r cyfrifon a gaiff eu ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau yn wahanol i’r rhai a baratowyd i’r aelodau?

Cewch yn syml ffeilio copi o’r cyfrifon a gafodd eu paratoi eisoes i’r aelodau/cyfranddeiliaid. Ond caiff cwmnïau bach a chanolig ffeilio fersiwn cryno o’r cyfrifon hynny, yn cynnwys llai o fanylion drwy gyfuno rhai eitemau.

Am y rhwymedigaethau ffeilio llawn, cyfeiriwch at Ddeddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol.

2. Oes rhaid i bob cwmni ffeilio cyfrifon yn Nhŷ’r Cwmnïau?

Mae'n rhaid i bob cwmni preifat a chyfyngedig cyhoeddus ffeilio cyfrifon yn Nhŷ’r Cwmnïau.
Does dim angen i gwmnïau anghyfyngedig gyflwyno cyfrifon i'r Cofrestrydd ond lle'r oedd y cwmni, unrhyw adeg yn ystod y cyfnod a fodlonir gan y cyfrifon:

• yn is-gwmni neu'n rhiant-gwmni i ymgymeriad cyfyngedig; neu
• yn gwmni bancio neu yswiriant (neu'n rhiant-gwmni i gwmni bancio neu yswiriant); neu
• lle mae pob un o’i aelodau -
  a) yn gwmni cyfyngedig;
  b) yn gwmni anghyfyngedig arall y mae pob un o’i aelodau yntau yn gwmni cyfyngedig; neu
  c) yn bartneriaeth Albanaidd y mae pob un o’i haelodau yn gwmni cyfyngedig.

3. Ga i ffeilio’r un cyfrifon a ffeiliais i’n barod gydag HMRC?

Na chewch. Hwyrach nad yw gofynion Deddf Cwmnïau 2006 yr un fath â gofynion HMRC neu awdurdodau eraill. Hefyd, gall fod terfynau amser gwahanol ar gyfer ffeilio a chosbau ffeilio hwyr.

4. Oes angen o hyd imi ffeilio fy nghyfrifon gydag HMRC neu’r Comisiwn Elusennau?

Oes. Mae cyfrifon a gaiff eu ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau yn unol â Deddf Cwmnïau 2006. Rhaid ichi ffeilio gyda chyrff rheoleiddio eraill yr un fath yn unol â’u gofynion nhw a’u terfynau amser ar gyfer ffeilio.

5. A fydd Tŷ’r Cwmnïau yn rhoi cyngor technegol ynghylch cyfrifon?

Na fydd. Dim ond cyfarwyddyd cyffredinol y gallwn ei roi, nid cyngor ar faterion cyfrifeg neu bynciau cyfreithiol penodol. Mae’ch cyfrifon yn dibynnu ar ofynion cyfreithiol, ac nid oes gennym y cymwysterau i allu rhoi ichi gyngor arbenigol.

Hwyrach yr hoffech chi ystyried ymgynghori â chyfrifydd os bydd angen y math hwn o gyngor arnoch.

6. Pa mor hir sydd gen i i ffeilio cyfrifon cyntaf fy nghwmni?
Os ydych chi’n ffeilio cyfrifon cyntaf eich cwmni a’u bod yn cyfeirio at gyfnod o fwy na 12 mis, rhaid eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau:

• o fewn 21 mis i’r dyddiad corffori ar gyfer cwmnïau preifat, neu
• o fewn 18 mis i’r dyddiad corffori ar gyfer cwmnïau cyhoeddus

neu dri mis i’r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg, p’un bynnag fo hiraf. Bwrir cyfrif o’r terfyn amser ar gyfer cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau i’r union ddydd.

Er enghraifft, bydd cwmni preifat a gorfforwyd ar 1 Ionawr 2009 ac y pennwyd 31 Ionawr fel Dyddiad Cyfeirnod Cyfrifeg iddo, yn cael tan ganol nos ar 1 Hydref 2010 (21 mis ar ôl y dyddiad corffori) i gyflwyno’i gyfrifon, nid 31 Hydref.

Os yw’r cyfrifon cynta’n bodloni cyfnod o 12 mis neu lai, mae’r cyfnodau arferol a ganiateir ar gyfer cyflwyno cyfrifon yn gymwys (gweler cwestiwn 7).

7. Pa mor hir sydd gen i fel arfer i ffeilio fy nghyfrifon?

Oni bai eich bod yn ffeilio cyfrifon cynta’ch cwmni (gweler cwestiwn 6), yr amser a gaiff ei ganiatáu fel arfer i gyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau yw:

• naw mis o'r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg ar gyfer cwmni preifat; neu
• chwe mis o'r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg ar gyfer cwmni cyhoeddus.

Dylech chi gadw mewn cof y diffiniad o gyfnod o fisoedd mewn cysylltiad â ffeilio cyfrifon:

Bydd cyfnod o fisoedd ar ôl dyddiad penodedig yn dod i ben ar y dyddiad cyfatebol yn y mis priodol. Er enghraifft, bydd cwmni preifat y pennwyd 4 Ebrill fel dyddiad cyfeirnod cyfrifeg iddo yn cael tan ganol nos ar 4 Ionawr y flwyddyn ddilynol i gyflwyno’i gyfrifon, nid 31 Ionawr.

Nid yw hyn yn gymwys lle mae’ch dyddiad cyfeirnod cyfrifeg yn syrthio ar ddydd ola’r mis. Os dyma sy’n wir, byddai’r cyfnod a gaiff ei ganiatáu i ffeilio cyfrifon yn dod i ben ar ddydd ola’r mis priodol. Er enghraifft, bydd cwmni preifat y pennwyd 30 Ebrill fel dyddiad cyfeirnod cyfrifeg iddo yn cael tan ganol nos ar 31 Ionawr y flwyddyn ddilynol i gyflwyno’i gyfrifon, nid 30 Ionawr

8. Os bydda i’n byrhau’r cyfnod cyfeirnod cyfrifeg, oes rhaid imi ffeilio erbyn y terfyn amser gwreiddiol o hyd?

Nac oes. Wrth i gwmni fyrhau ei gyfnod cyfrifeg, y terfyn amser newydd ar gyfer ffeilio fydd, yn awtomatig, naill ai:

• naw mis ar gyfer cwmni preifat (neu chwe mis ar gyfer cwmni cyhoeddus) o'r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg newydd; neu
• dri mis o ddyddiad derbyn yr hysbysiad (ffurflen rhoi gwybod am newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg), p'un bynnag fo hiraf.

9. Ga i wneud cais am fwy o amser i ffeilio?

Cewch. Os oes rheswm arbennig dros wneud, gellir gwneud cais i’r Cofrestrydd Cwmnïau (sy’n cyflawni’r swyddogaeth hon ar ran yr Ysgrifennydd Gwladol dros Fusnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio) am estyn yr amser ar gyfer cyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau: er enghraifft, os buodd digwyddiad na ragwelwyd ac a oedd y tu hwnt i reolaeth y cwmni a’i archwilwyr ariannol.

Rhaid i’r cais fod yn ysgrifenedig a chael ei gyflwyno cyn y terfyn amser arferol ar gyfer ffeilio. Rhaid iddo gynnwys esboniad llawn o resymau’r estyniad a hyd yr estyniad sydd eisiau.

10. Beth os bydd y cwmni’n cyflwyno’i gyfrifon yn hwyr?

Caiff cosb sifil ei gosod ar y cwmni ei hun am ffeilio cyfrifon yn hwyr. Mae'r swm yn dibynnu ar ba mor hwyr y bydd y cyfrifon yn dod i law a ph'un ai preifat neu gyhoeddus y mae'r cwmni. Mae cosbau ffeilio hwyr wedi eu hegluro’n llawn yn ein llyfryn ‘Cosbau Ffeilio Hwyr’.

11. Beth os yw’r terfyn amser ar gyfer ffeilio yn syrthio ar ddydd Sul neu Ŵyl Banc?

Os yw’r terfyn amser ar gyfer ffeilio yn dod i ben ar ddydd Sul neu Ŵyl Banc, mae’r gyfraith o hyd yn mynnu i gyfrifon gael eu ffeilio erbyn y dyddiad hwnnw. Felly, dylech chi ofalu eich bod yn anfon cyfrifon derbyniol mewn pryd fel eu bod yn cyrraedd cyn terfyn amser o’r fath.

Y dyddiad y ceir yn Nhŷ’r Cwmnïau gyfrifon derbyniol yn bodloni’r gofynion cyfreithiol perthnasol sy’n bwysig, nid dyddiad anfon y cyfrifon.

12. Beth os na wna i gyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau o gwbl?

Mae methiant i gyflwyno dogfennau’n brydlon yn dramgwydd troseddol. Bydd holl gyfarwyddwyr y cwmni yn agored i gael eu herlyn. O’i gollfarnu, gallai cyfarwyddwr gael cofnod troseddu a dirwy o hyd at £5,000 am bob tramgwydd. Bydd hyn ar wahân i’r gosb sifil a gaiff ei gosod ar y cwmni am gyflwyno cyfrifon yn hwyr.

Fel arall, os cred y Cofrestrydd nad yw’r cwmni’n gweithredu nac yn dilyn busnes mwyach, gallai ddileu ei enw o’r gofrestr a’i ddatod. Os dyma sy’n digwydd, mae holl asedion y cwmni, gan gynnwys ei gyfrif banc a’i eiddo, yn dod yn eiddo i’r Goron.

13. Alla i gyflwyno cyfrifon ar-lein?

Gallwch. Y ffordd fwyaf diogel o anfon gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw drwy ddefnyddio’n gwasanaethau ffeilio ar-lein. Gallwch chi gyflwyno cyfrifo cryno wedi eu heithrio rhag archwilio ariannol a chyfrifon cwmni segur (DCA) ar-lein. Am ragor o wybodaeth ynghylch argaeledd a’r manylion cofrestru, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk

14. Alla i gyflwyno cyfrifon mewn unrhyw iaith?

Os paratowch gyfrifon mewn iaith ar wahân i’r Saesneg, rhaid ichi hefyd anfon cyfieithiad i’r Saesneg gyda nhw. Ond os yw swyddfa gofrestredig y cwmni yng Nghymru, cewch anfon cyfrifon Cymraeg yn unig os dewiswch chi. Gall cwmnïau ffeilio hefyd gyfieithiadau ardystiedig gwirfoddol. Dim ond yn un o ieithoedd swyddogol yr Undeb Ewropeaidd y cewch chi ffeilio cyfieithiadau gwirfoddol a rhaid anfon gyda nhw Ffurflen 1106 hefyd.

Brig

Beth yw cwmni bach?

Mae tri maint cwmni i’w hystyried wrth baratoi’ch cyfrifon: bach, canolig neu fawr. Mae yna drothwyon yng nghyswllt trosiant busnes, cyfanswm y fantolen (sy’n golygu cyfanswm yr asedion sefydlog a chyfredol) a nifer cyfartalog y gweithwyr i benderfynu a yw’ch cwmni’n fach neu’n ganolig. Cwmnïau mawr yw unrhyw rai nad ydynt yn cwrdd â’r meini prawf ar gyfer cwmnïau bach neu ganolig a bydd yn rhaid iddynt baratoi a chyflwyno cyfrifon llawn.

Gall cwmni bach baratoi a chyflwyno cyfrifon yn unol â darpariaethau arbennig Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol. Mae hyn yn golygu bod modd iddyn nhw ddewis datgelu llai o wybodaeth na chwmnïau canolig a mawr.

Ni all cwmnïau cyhoeddus na rhai cwmnïau gwasanaeth ariannol fod yn gymwys fel rhai bach. Yn yr un modd, ni all cwmnïau sy’n rhan o grŵp sydd ag aelodau sy’n gwmnïau cyhoeddus neu’n gwmnïau gwasanaeth ariannol fod yn gymwys fel rhai bach, ac eithrio o dan amgylchiadau arbennig – gweler cwestiwn 1.2.

Os teimlwch fod eich cwmni chi yn gymwys fel un bach, hwyrach yr hoffech ymgynghori â chyfrifydd proffesiynol cyn paratoi cyfrifon yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmni bach.

1 Bod yn gymwys fel cwmni bach

1.1. Beth yw’r amodau i fod yn gymwys fel cwmni bach?
Rhaid i gwmni bach fodloni o leiaf dau o'r amodau canlynol:

• rhaid i'r trosiant busnes blynyddol beidio â bod yn fwy na £6.5 miliwn;
• rhaid i gyfanswm y fantolen beidio â bod yn fwy na £3.26 miliwn;

• rhaid i nifer cyfartalog y gweithwyr beidio â bod yn fwy na 50.

1.2 Oes yna gwmnïau na allan nhw baratoi a chyflwyno cyfrifon bach?

Oes. Os yw cwmni, neu os oedd unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol, yn un o’r canlynol, ni chaiff baratoi a chyflwyno cyfrifon cwmni bach:

• cwmni cyhoeddus;
• aelod o grŵp anghymwys (gweler isod);
• cwmni yswiriant awdurdodedig, cwmni bancio, dosbarthydd e-arian, cwmni buddsoddi o dan drefn MiFID (sef,. y Gyfarwyddeb Marchnadoedd Offerynnau Cyllid), cwmni rheoli sy’n perthyn i UCITS neu un sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant.

Mae grŵp yn anghymwys os yw unrhyw un o’i aelodau:

• yn gwmni cyhoeddus;
• yn gorff corfforaethol (ar wahân i gwmni) y caiff ei gyfrannau eu derbyn i’w masnachu mewn marchnad wedi ei reoleiddio yn un o wladwriaethau AEE;
• yn berson (ar wahân i gwmni bach) sydd â chaniatâd o dan Ran 4 o Ddeddf Gwasanaethau a Marchnadoedd Ariannol 2000 i ddilyn gweithgarwch wedi ei reoleiddio;
• yn gwmni bach sy’n gwmni yswiriant awdurdodedig, yn gwmni bancio, yn ddosbarthydd e-arian, yn gwmni buddsoddi o dan drefn MiFID neu’n gwmni rheoli sy’n perthyn i UCITS; neu
• yn berson sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant.

Sylwer: Gall cwmnïau a fyddai fel arall yn gymwys fel rhai bach ond sy’n aelodau o grŵp anghymwys fanteisio o hyd ar y rhyddhad rhag cynnwys adolygiad busnes yn adroddiad y cyfarwyddwyr a gaiff ei baratoi i’r aelodau a rhag ffeilio adroddiad y cyfarwyddwyr yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Os bydd gennych chi unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r cwmnïau gwasanaeth ariannol sydd wedi eu heithrio rhag y drefn cwmnïau bach, cysylltwch â’r Awdurdod Gwasanaethau Ariannol ar eu gwefan www.moneymadeclear.fsa.gov.uk/about_the_fsa/contact/contact_us.html

1.3 A all cwmni fod yn gymwys fel un bach bob blwyddyn?

At ei gilydd, bydd cwmni’n gymwys fel un ‘bach’ yn ei gyfnod cyfrifeg cyntaf os yw’n bodloni’r amodau yn y flwyddyn honno. Mewn unrhyw gyfnodau dilynol, mae’n rhaid i’r cwmni fodloni’r amodau yn y cyfnod hwnnw a’r cyfnod blaenorol.

Ond os nad yw cwmni oedd yn gymwys mewn un cyfnod yn cwrdd â’r meini prawf mwyach ar gyfer bod yn fach yn y cyfnod nesaf, caiff y cwmni barhau i hawlio’r eithriadau sydd ar gael ar gyfer y cyfnod nesaf. Os bydd y cwmni hwnnw wedyn yn mynd yn ôl i fod yn fach drwy fodloni’r meini prawf, bydd yr eithrio’n parhau’n ddi-dor.

1.4 Beth yw’r amodau ar gyfer bod yn gymwys fel grŵp bach?

I fod yn gymwys fel un bach, rhaid i grŵp o gwmnïau fodloni o leiaf dau o'r amodau canlynol:

• rhaid i'r trosiant cyfanred beidio â bod yn fwy na £6.5 miliwn net (neu £7.8 miliwn gros);
• rhaid i gyfanswm cyfanred y mantolenni beidio â bod yn fwy na £3.26 miliwn net (neu £3.9 miliwn gros); a
• rhaid i nifer cyfartalog cyfanred y gweithwyr beidio â bod yn fwy na 50.

2 Cyfrifon Cwmni Bach

2.1 Beth yw cynnwys cyfrifon cwmni bach?

At ei gilydd, mae'n rhaid i gyfrifon cwmni bach a gaiff eu paratoi i’r cyfranddeiliaid gynnwys:

• adroddiad cyfarwyddwyr;
• adroddiad archwilio ariannol(oni bai bod y cwmni’n gymwys i’w eithrio rhag archwilio a’i fod yn manteisio ar yr eithrio hwnnw);
• cyfrif elw a cholled;
• mantolen lawn wedi ei llofnodi gan gyfarwyddwr;
• nodiadau i'r cyfrifon; a hefyd
• cyfrifon grŵp (lle bo rhiant-gwmni bach yn dewis eu paratoi)

Rhaid i’r fantolen gynnwys datganiad mewn lle amlwg i’r perwyl bod y cyfrifon wedi eu paratoi yn unol â’r darpariaethau arbennig sy’n gymwys i gwmnïau’n dibynnu ar y drefn cwmnïau bach.

2.2 Pa eithriadau sydd ar gael i gwmnïau bach?

Caiff cwmnïau bach baratoi a ffeilio cyfrifon symlach, llai manwl na’r rhai sydd angen ar gyfer cwmnïau mawr a chanolig eu maint.

Mae’r gofynion ar gyfer cwmnïau sy’n dibynnu ar y drefn cwmnïau bach wedi eu gosod yn Rhannau 15 a 16 o Ddeddf Cwmnïau 2006. Mae gwybodaeth bellach am ddiwyg a chynnwys manwl cyfrifon cwmnïau bach i’w chael yn y rheoliadau perthnasol.

Mae Deddf Cwmnïau 2006 a’r Rheoliadau hefyd yn pennu cynnwys dyledus adroddiad y cyfarwyddwyr ar gyfer cwmni bach. Does dim rhaid i adroddiad o’r fath gynnwys adolygiad busnes na datganiad yn nodi’r swm yr argymhella’r cyfarwyddwyr ei dalu fel buddran. Os yw’r cwmni wedi manteisio ar y rhyddhad i gwmnïau bach wrth baratoi adroddiad y cyfarwyddwyr, rhaid cynnwys datganiad i’r perwyl hwnnw uwchlaw llofnod y cyfarwyddwr.

2.3 Beth mae’n rhaid i gwmni bach ei gyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau?

Caiff cwmni ffeilio copi o’r cyfrifon a baratoes i’w aelodau o dan y drefn cwmnïau bach neu fe gaiff gyflwyno fersiwn cryno o’r rheiny. Mae cynnwys cyfrifon cryno yn unol â’r Ddeddf Cwmnïau i’w weld yn Neddf Cwmnïau 2006 ac yn Atodlen 4 i Reoliadau (Cyfrifon ac Adroddiad Cyfarwyddwyr) Cwmnïau a Grwpiau Bach 2008.

Os crynhowch y cyfrifon, bydd arnoch chi hefyd angen adroddiad archwilio ariannol arbennig y mae’n rhaid iddo ddweud bod gan y cwmni, ym marn yr archwilydd, hawl i gyflwyno cyfrifon cryno yn unol ag adran 444(3) o Ddeddf Cwmnïau 2006 a’u bod wedi eu paratoi’n briodol yn unol â’r rheoliadau a wnaeth yr Ysgrifennydd Gwladol. Does dim angen yr adroddiad hwn os yw’r cwmni wedi ei eithrio rhag archwilio ariannol – gweler Pennod 5, rhan 3, ar eithrio cwmnïau bach rhag archwilio ariannol.

Nid yw’r hawl i baratoi cyfrifon cryno ar gyfer Dŷ’r Cwmnïau yn effeithio ar rwymedigaethau’r cwmni i baratoi cyfrifon llawn i’w aelodau – gweler Pennod 3.

Does dim rhaid i gwmnïau bach gyflwyno copi o adroddiad y cyfarwyddwyr na’r cyfrif elw a cholled i Dŷ’r Cwmnïau.

Caiff cwmnïau bach sy’n paratoi cyfrifon o dan y Ddeddf Cwmnïau gyflwyno mantolen gryno.

Rhaid i gwmnïau bach sy’n paratoi cyfrifon yn unol â Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol gyflwyno mantolen lawn i Dŷ’r Cwmnïau.

Os paratowch gyfrifon yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmnïau bach, p’un a fydd y rheiny’n gryno neu beidio, mae’n rhaid ichi gynnwys datganiad mewn lle amlwg ar y fantolen i’r perwyl bod y cyfrifon wedi eu paratoi yn unol â’r darpariaethau arbennig sy’n gymwys i gwmnïau’n dibynnu ar y drefn cwmnïau bach.

2.4 Oes rheolau arbennig i grwpiau bach?

Oes. Does dim angen i riant-gwmni sy’n gymwys fel un bach baratoi cyfrifon grŵp na'u hanfon i Dŷ’r Cwmnïau os yw'r grŵp yn un bach a heb fod yn anghymwys - gweler Pennod 5, paragraff 1.2 uchod. Os bydd rhiant-gwmni bach yn penderfynu paratoi cyfrifon grŵp, mae cynnwys y rheiny wedi ei bennu gan Ddeddf 2006 ac Atodlen 6 i Reoliadau (Cyfrifon ac Adroddiad Cyfarwyddwyr) Cwmnïau a Grwpiau Bach 2008.

Os paratowch gyfrifon grŵp, mae’n rhaid iddyn nhw gynnwys datganiad uwchlaw’r llofnod ar y fantolen yn cadarnhau eu bod wedi eu paratoi yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmnïau’n dibynnu ar y drefn cwmnïau bach.

3 Eithrio cwmnïau bach rhag archwilio ariannol

3.1. Pa eithriadau sydd ar gael?

Caiff rhai cwmnïau bach eu heithrio rhag archwilio ariannol os ydyn nhw’n gymwys ac am fanteisio ar y ddarpariaeth. Rhoir manylion pellach am sut i hawlio rhyddhad yn y bennod hon.

Nid yw’n ofynnol i rai cyrff anfasnachol yn y sector cyhoeddus sydd wedi ymffurfio’n gwmnïau ac a gaiff eu harchwilio gan archwilydd ariannol o’r sector cyhoeddus, drefnu archwiliad o dan Ddeddf Cwmnïau 2006.

3.2. Pa gwmnïau bach sy’n gymwys i’w heithrio rhag archwilio ariannol?

I fod yn gymwys i’w eithrio rhag archwilio ariannol, mae’n rhaid i’r cwmni

• fod yn un bach ( gweler Pennod 1);
• bod â throsiant busnes sydd heb fod yn fwy na £6.5 miliwn; a
• bod â chyfanswm mantolen sydd heb fod yn fwy na £3.26 miliwn.

Fodd bynnag, hyd yn oed os yw cwmni bach yn cwrdd â’r meini prawf hyn, rhaid iddo drefnu i’w gyfrifon gael eu harchwilio’n ffurfiol yr un fath os mynnir hynny gan aelod neu aelodau sy’n dal o leiaf 10% o werth nominal y cyfalaf cyfrannau dosbarthedig neu sy’n dal 10% o unrhyw ddosbarth o gyfrannau; neu – yn achos cwmni sydd wedi ei gyfyngu drwy warant – gan 10% o gyfanrif ei aelodau. Dylai’r galw am i’r cyfrifon gael eu harchwilio fod ar ffurf rhybudd i’r cwmni, wedi ei adneuo yn y swyddfa gofrestredig o leiaf fis cyn diwedd y flwyddyn ariannol dan sylw. Ni ellir rhoi’r rhybudd cyn y flwyddyn ariannol y mae’n cyfeirio ati.

3.3 Oes yna gategori ar wahân ar gyfer elusennau sydd wedi eu heithrio rhag archwilio ariannol?

Does dim categori arbennig i gwmnïau elusennol sydd wedi eu heithrio rhag archwilio ariannol mwyach. Byddan nhw’n gymwys i’w rhyddhau rhag archwiliad o dan y gyfraith gwmnïau yn yr un modd ag unrhyw gwmni arall. Gall cwmnïau elusennol fod yn ddibynnol hefyd ar ofynion ar wahân ar gyfer archwilio ffurfiol neu ymchwilio arall i’w cyfrifon o dan y gyfraith elusennau. Am ragor o wybodaeth gweler: gwefan y Comisiwn Elusennau www.charity-commission.gov.uk/publications/cc63.asp

3.4 Ydy pob math o gwmni bach yn gymwys i’w eithrio?

Nac ydy. Rhaid cyflwyno cyfrifon archwiliedig i Dŷ’r Cwmnïau os yw’r cwmni’n perthyn i unrhyw un o’r categorïau canlynol:

• Rhiant-gwmni neu is-gwmni (onid oedd yn segur yn ystod y cyfnod pan fuodd yn is-gwmni), ac eithrio lle mae’r grŵp:
  - yn gymwys fel grŵp bach, neu lle byddai’n gymwys pe bai pob corff corfforaethol o’i fewn yn gwmni; a
  - lle nad yw trosiant busnes y grŵp cyfan yn fwy na £6.5 miliwn net (neu £7.8 miliwn gros); a
  - lle nad yw cyfanswm mantolenni cyfunol y grŵp yn fwy na £3.26 miliwn net (neu £3.9 miliwn gros).
• Cwmni cyhoeddus, oni bai bod y cwmni’n segur – gweler Pennod 7;
• Cwmni a oedd unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw:
  - yn gwmni yswiriant awdurdodedig, yn gwmni bancio, yn ddosbarthydd e-arian, yn gwmni buddsoddi o dan drefn MiFID (sef, y Gyfarwyddeb Marchnadoedd Offerynnau Ariannol) neu’n gwmni rheoli’n perthyn i UCITS;
  - yn gwmni sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant; neu
  - yn gorff cofrestr arbennig yn unol â diffiniad adran 117(1) o Ddeddf (Cydgyfnerthu) Undebau Llafur a Chysylltiadau Llafur 1992 (c. 52) neu yn gymdeithas gyflogwyr yn unol â diffiniad adran 122 o’r Ddeddf honno neu Erthygl 4 o Orchymyn Cysylltiadau Diwydiannol (Gogledd Iwerddon) 1992 (O.S. 1992/807 (N.I. 5)).

Gall fod yn rhaid i rai cwmnïau rheoli fflatiau a fyddai fel arall yn gymwys i’w heithrio, baratoi cyfrifon wedi eu harchwilio er mwyn cydymffurfio â thelerau eu prydles. Os byddwch yn amau, dylech chi ystyried ceisio cyngor proffesiynol.

3.5 Beth sydd angen i gwmni a gafodd ei eithrio rhag archwilio ariannol ei anfon i Dŷ’r Cwmnïau?

Os yw’r cwmni’n gymwys (gweler cwestiwn 3.2), caiff gyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau gyfrifon heb eu harchwilio ar ffurf mantolen gryno a nodiadau, neu, os yw’n dewis, cyfrifon llawn. Yn y naill achos neu’r llall, rhaid i’r fantolen gynnwys y datganiadau canlynol uwchben llofnod y cyfarwyddwr:

Ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar …………... (dd/mm/bbbb), yr oedd gan y cwmni hawl i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol o dan adran 477 o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyda golwg ar gwmnïau bach.

Cyfrifoldebau cyfarwyddwyr:

• Nid yw’r aelodau wedi mynnu gan y cwmni sicrhau archwiliad ariannol o’i gyfrifon am y flwyddyn dan sylw yn unol ag adran 476;
• Mae’r cyfarwyddwyr yn cydnabod eu cyfrifoldebau am gydymffurfio â gofynion y Ddeddf ynglŷn â chofnodion cyfrifeg a pharatoi cyfrifon.

Paratowyd y cyfrifon hyn yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmnïau’n perthyn i’r drefn cwmnïau bach.

Gall cwmnïau bach sy’n cyflwyno mantolen lawn ddewis peidio â chynnwys copi o Adroddiad y Cyfarwyddwyr a/neu gopi o’r cyfrif elw a cholled. Yn yr achos hwn, mae’n rhaid i’r fantolen gynnwys hefyd ddatganiad ychwanegol i’r perwyl bod y cyfrifon wedi cael eu cyflwyno yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmnïau’n perthyn i’r drefn cwmnïau bach.

3.6 Pa mor hir sydd gen i i gyflwyno cyfrifon wedi eu heithrio rhag archwilio ariannol i Dŷ'r Cwmnïau?

Cewch un amser i ffeilio cyfrifon wedi eu harchwilio a rhai wedi eu heithrio rhag archwilio, ac mae’r gyfraith yn gosod yr un cosbau am ffeilio pob math arall o gyfrifon hwyr. Gweler Pennod 4.

3.7 Oes rhaid i gwmni a gafodd ei eithrio rhag archwilio ariannol anfon cyfrifon at ei aelodau o hyd?

Oes. Yn unol â Deddf Cwmnïau 2006, mae gan aelodau hawl i dderbyn neu fynnu copïau o gyfrifon a'r adroddiadau cysylltiedig.

3.8 Os nad yw fy nghwmni’n masnachu, oes rhaid iddo gyflwyno cyfrifon o hyd?

Rhaid i bob cwmni cyfyngedig, p’un a fo’n masnachu neu beidio, gyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau. Ond caiff cwmni cyfyngedig hawlio cael ei eithrio rhag archwiliad ariannol fel ‘cwmni segur’ lle na fuodd yn masnachu yn ystod y flwyddyn ariannol, ac os bydd yn bodloni rhai meini prawf eraill. Does dim angen i gwmnïau segur sy’n gymwys benodi archwilwyr ariannol ac fe allan nhw gyflwyno cyfrifon blynyddol symlach fyth i Dŷ’r Cwmnïau.

Am ragor o wybodaeth ynghylch cyfrifon cwmnïau segur, gweler Pennod 7.

3.9 Beth os yw erthyglau cymdeithasiad y cwmni'n dweud bod rhaid i'r cwmni fod ag archwilydd ariannol?

Gall cwmnïau fabwysiadu penderfyniad i ddiwygio'u herthyglau cymdeithasiad i sicrhau nad yw'r rheiny'n eu hatal rhag manteisio ar yr eithriadau rhag archwilio ariannol. Mae cwmnïau sydd ag erthyglau wedi eu seilio ar erthyglau enghreifftiol fel Tabl A o Ddeddf Cwmnïau 1985 yn annhebygol o gael problemau o'r fath. Ond mae fersiwn 1948 o Dabl A (a darpariaethau cynharach tebyg) yn gosod rheidrwydd i benodi archwilwyr ariannol. Hwyrach yr hoffai cwmnïau sydd ag erthyglau o'r fath geisio cyngor proffesiynol ynghylch newidiadau posibl.

Brig

Beth yw cwmni canolig ei faint?

Fel gyda chwmni bach, pennir cwmni canolig yn ôl ei drosiant busnes, cyfanswm ei fantolen (sy’n golygu cyfanswm yr asedion) a nifer cyfartalog ei weithwyr.

Caiff cwmni canolig baratoi cyfrifon yn unol â darpariaethau arbennig sy’n gymwys i gwmnïau canolig eu maint. Mae hyn yn golygu bod modd iddyn nhw ddewis cyflwyno llai o wybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau.

Ni all cwmnïau cyhoeddus na rhai cwmnïau gwasanaeth ariannol fod yn gymwys fel cwmnïau canolig. Yn yr un modd, ni all cwmnïau sy'n rhan o grŵp y mae iddo aelodau sy'n gwmnïau cyhoeddus neu’n gwmnïau gwasanaeth ariannol, fod yn gymwys fel rhai canolig at ddibenion cyfrifeg – gweler cwestiwn 1

Os credwch y gallai’r cwmni fod yn gymwys fel un canolig, dylech chi ystyried ymgynghori â chyfrifydd proffesiynol cyn paratoi cyfrifon.

1 Bod yn gymwys fel cwmni canolig

1.1 Beth yw’r amodau i fod yn gymwys fel cwmni canolig?

I fod yn gwmni canolig, rhaid bodloni o leiaf dau o'r amodau canlynol:

• rhaid i'r trosiant blynyddol beidio â bod yn fwy na £25.9 miliwn;
• rhaid i gyfanswm y fantolen beidio â bod yn fwy na £12.9 miliwn;
• rhaid i nifer cyfartalog y gweithwyr beidio â bod yn fwy na 250.

1.2 Oes yna gwmnïau a gaiff eu hepgor o’u trin fel rhai canolig?

Oes. Os yw cwmni, neu os oedd unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol, yn un o’r canlynol, caiff ei hepgor o’i drin fel un canolig ei faint:

• cwmni cyhoeddus;
• cwmni sydd â chaniatâd o dan Ran 4 o Ddeddf Gwasanaethau a Marchnadoedd Ariannol 2000 i ddilyn gweithgarwch wedi ei reoleiddio neu sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant; neu
• aelod o grŵp anghymwys.

Mae grŵp yn anghymwys os yw unrhyw un o’i aelodau:

• yn gwmni cyhoeddus;
• yn gorff corfforaethol (ar wahân i gwmni) y caiff ei gyfrannau eu derbyn i’w masnachu mewn marchnad wedi ei reoleiddio;
• yn berson (ar wahân i gwmni bach) sydd â chaniatâd o dan Ran 4 o Ddeddf Gwasanaethau a Marchnadoedd Ariannol 2000 i ddilyn gweithgarwch wedi ei reoleiddio;
• yn gwmni bach sy’n gwmni yswiriant awdurdodedig, yn gwmni bancio, yn ddosbarthydd e-arian, yn gwmni buddsoddi o dan drefn MiFID (sef y Gyfarwyddeb Marchnadoedd Offerynnau Ariannol) neu’n gwmni rheoli sy’n perthyn i UCITS; neu
• yn berson sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant.

1.3 A all cwmni fod yn gymwys fel un canolig bob blwyddyn?

At ei gilydd, bydd cwmni’n gymwys fel un ‘canolig ei faint’ yn ei gyfnod cyfrifeg cyntaf os yw’n bodloni’r amodau yn y flwyddyn honno. Mewn unrhyw gyfnodau dilynol, mae’n rhaid i’r cwmni fodloni’r amodau yn y cyfnod hwnnw a’r cyfnod blaenorol.

Ond os nad yw cwmni oedd yn gymwys fel un canolig mewn un cyfnod yn cwrdd â’r meini prawf mwyach ar gyfer bod yn ganolig yn y cyfnod nesaf, caiff barhau i hawlio’r eithriadau sydd ar gael ar gyfer y cyfnod nesaf. Os bydd y cwmni hwnnw wedyn yn mynd yn ôl i fod yn ganolig drwy fodloni’r meini prawf, bydd yr eithrio’n parhau’n ddi-dor.

Os credwch y gallai’r cwmni fod yn gymwys fel un canolig, dylech chi ystyried ymgynghori â chyfrifydd proffesiynol cyn paratoi cyfrifon.

2 Cyfrifon cwmni canolig

2.1 Beth yw cynnwys cyfrifon cwmni canolig?

Mae'n rhaid i gyfrifon cwmni canolig gynnwys:

• adroddiad cyfarwyddwyr, gan ymgorffori adolygiad busnes;
• adroddiad archwilio ariannol(oni bai bod y cwmni wedi ei eithrio rhag archwilio o dan adran 482 o Ddeddf Cwmnïau 2006 (cwmnïau dielw sy’n dibynnu ar archwiliad ariannol ar gyfer y sector cyhoeddus;
• cyfrif elw a cholled;
• mantolen wedi ei llofnodi gan gyfarwyddwr;
• nodiadau i'r cyfrifon; a hefyd
• cyfrifon grŵp (lle bo’r rheiny’n gymwys)

2.2 Pa eithriadau sydd ar gael i gwmnïau canolig?

Caiff cwmnïau canolig hepgor gwybodaeth neilltuol o’r adolygiad busnes yn adroddiad eu cyfarwyddwyr (hynny yw, dadansoddiad yn defnyddio dangosyddion perfformiad allweddol i’r graddau bod y rheiny’n ymberthnasu â gwybodaeth anariannol). Hefyd, gall cwmni canolig sy’n rhan o grŵp anghymwys fanteisio o hyd ar yr eithrio rhag datgelu dangosyddion perfformiad allweddol anariannol yn yr adolygiad busnes.

Caiff cwmnïau canolig sy’n paratoi cyfrifon o dan y Ddeddf Cwmnïau hepgor datgeliadau’n ymwneud â chydymffurfio â safonau cyfrifeg a thrafodion parti cysylltiedig o’r cyfrifon y byddan nhw’n eu dosbarthu ymhlith eu haelodau.

Gall cwmnïau canolig sy’n paratoi cyfrifon o dan y Ddeddf Cwmnïau ddewis ffeilio fersiwn ychydig byrrach o’r cyfrif elw a cholled (gweler rheoliad 4 o Reoliadau (Cyfrifon ac Adroddiadau) Cwmnïau Mawr a Chanolig 2008).

2.3 Beth mae’n rhaid i gwmni canolig ei gyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau?

Rhaid i gyfrifon cryno cwmni canolig ei faint gynnwys:

• y cyfrif cryno elw a cholled (rhaid i hwn fod yn llawn wrth baratoi cyfrifon IAS);
• y fantolen lawn;
• adroddiad arbennig gan archwilydd ariannol;
• adroddiad y cyfarwyddwyr; a
• nodiadau i’r cyfrifon.

Dylai adroddiad arbennig yr archwilydd ariannol ddweud bod gan y cwmni hawl, ym marn yr archwilydd, i gyflwyno cyfrifon cryno yn unol ag adran 445(3) o Ddeddf Cwmnïau 2006 a bod y rheiny wedi eu paratoi’n briodol yn unol â’r rheoliadau a wnaeth yr Ysgrifennydd Gwladol.

Rhaid i’r fantolen (ac adroddiad y cyfarwyddwyr lle bo hwnnw’n briodol) gynnwys datganiad i’r perwyl bod y cyfrifon wedi eu paratoi yn unol â darpariaethau arbennig adran 445(3) o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyda golwg ar gwmnïau canolig eu maint.

2.4 Oes yna reolau arbennig i grwpiau bach?

Nac oes. Mae’n rhaid i riant-gwmni canolig baratoi cyfrifon grŵp a’u cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau.

Brig

Beth yw cwmni segur?

Mae cwmni’n segur os na chynhaliodd ‘unrhyw drafodion cyfrifeg arwyddocaol’ yn ystod y cyfnod cyfrifeg. Mae trafodyn cyfrifeg arwyddocaol yn un y dylai’r cwmni ei gynnwys yn ei gofnodion cyfrifeg.
Wrth ystyried a yw cwmni’n segur, gellir anwybyddu’r trafodion ariannol a ganlyn:

• taliadau am gyfrannau wedi eu derbyn gan danysgrifwyr i’r memorandwm cymdeithasiad;
• ffioedd wedi eu talu i’r Cofrestrydd Cwmnïau am newid enw’r cwmni, ailgofrestru’r cwmni a ffeilio ffurflenni blynyddol; a hefyd
• talu cosbau sifil am gyflwyno cyfrifon yn hwyr.

1. Amodau ar gyfer eithrio cwmnïau segur rhag archwilio ariannol

1.1 Beth yw’r amodau y mae’n rhaid i gwmni segur eu bodloni i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol?

Bydd cwmni segur wedi ei eithrio rhag archwilio ffurfiol ar gyfer y flwyddyn ariannol honno:

• os yw’n segur ers ei ffurfio; neu
• os yw’n segur ers diwedd y flwyddyn ariannol flaenorol a’i fod yn cwrdd â’r amodau canlynol:
  - bod ganddo hawl i baratoi cyfrifon unigol yn unol â’r drefn cwmnïau bach;
  - nad oes rhaid iddo baratoi cyfrifon grŵp; a hefyd
  - ei fod yn gymwys fel ‘cwmni bach’ ar gyfer y flwyddyn honno (gweler Pennod 5), neu y byddai wedi bod yn gymwys fel un bach oni bai am y ffaith ei fod yn gwmni cyhoeddus neu’n aelod o grŵp anghymwys.

1.2 Pa eithriadau sydd ar gael?

Gall cwmnïau segur hawlio cael eu heithrio rhag archwilio ariannol. Dim ond mantolen gryno a nodiadau y mae angen iddyn nhw eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. Does dim rhaid cynnwys cyfrif elw a cholled nac adroddiad cyfarwyddwyr gyda chyfrifon cwmnïau segur wrth eu ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau, ond mae’n rhaid darparu adroddiad cyfarwyddwyr ar gyfer yr aelodau.

Ni all cwmni fanteisio ar y rhyddhad rhag archwilio ariannol i gwmnïau segur os oedd, unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw:

• yn gwmni cyhoeddus, oni bai ei fod yn segur;
• yn gwmni yswiriant awdurdodedig, yn gwmni bancio, yn ddosbarthydd e-arian, yn gwmni buddsoddi o dan drefn MiFID neu’n gwmni rheoli’n perthyn i UCITS;
• yn gwmni sy’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant; neu
• yn gwmni lle mynnir archwiliad gan aelod neu aelodau sy’n dal o leiaf 10% o werth nominal y cyfalaf cyfrannau dosbarthedig neu sy’n dal 10% o unrhyw ddosbarth o gyfrannau; neu – yn achos cwmni sydd wedi ei gyfyngu drwy warant – gan 10% o gyfanrif ei aelodau. Dylai’r galw am i’r cyfrifon gael eu harchwilio fod ar ffurf rhybudd i’r cwmni, wedi ei adneuo yn y swyddfa gofrestredig o leiaf fis cyn diwedd y flwyddyn ariannol dan sylw. Ni ellir rhoi’r rhybudd cyn y flwyddyn ariannol y mae’n cyfeirio ati.

Does dim hawl gan gwmni i’r eithrio rhag archwilio ariannol ar gyfer cwmnïau segur oni bai bod ei fantolen yn cynnwys y datganiadau y cyfeirir atyn nhw yn 2.2 isod.

2. Cyfrifon cwmnïau segur

2.1 Pa wybodaeth y mae'n rhaid i gyfrifon cwmnïau segur ei chynnwys?

Does dim angen i gyfrifon segur a gaiff eu cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau gynnwys cyfrif elw a cholled nac adroddiad cyfarwyddwyr. Gwelir mantolenni enghreifftiol ar ddiwedd y bennod hon. Mae cyfrifon cwmnïau segur sydd heb eu harchwilio'n ffurfiol yn llawer symlach na chyfrifon cwmni sy'n masnachu, ond mae'n rhaid iddyn nhw gynnwys:

• mantolen yn ymgorffori datganiadau uwchben llofnod y cyfarwyddwr i'r perwyl bod y cwmni'n segur drwy gydol y cyfnod cyfrifeg. Gwelir testun llawn y datganiadau sydd eisiau yng nghwestiwn 2.2;
• ffigurau unrhyw flwyddyn flaenorol er mwyn eu cymharu – er na fo eitemau incwm na gwariant ar gyfer y flwyddyn gyfredol; a
• rhai nodiadau i'r fantolen – gwelir rhestr lawn o'r eitemau sydd i'w bodloni ar ddiwedd y bennod hon.

Sylwer: Os cyflwynwch chi gyfrifon papur, ni ellir derbyn enw teipiedig fel llofnod. Hefyd, os gall y cwmni gyflwyno cyfrifon ar-lein, rhaid i’r fantolen gynnwys y côd dilysu cwmni perthnasol yn lle’r llofnod.

Nid yw’r hawl i baratoi mantolen cwmni segur i’w ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau yn effeithio ar rwymedigaethau’r cwmni i baratoi cyfrifon llawn i’w aelodau – gweler Pennod 3.

2.2. Pa ddatganiadau y mae angen imi eu gwneud ar y fantolen?

Mae cyfrifon a gaiff eu cyflwyno ar-lein yn cynnwys gwirio mewnol fydd yn atal camgymryd a hepgor cyffredin. Os cyflwynwch chi’ch cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau ar bapur, rhaid gofalu bod y datganiadau canlynol yn ymddangos uwchben llofnod y cyfarwyddwr:

Ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar …………... (dd/mm/bbbb), yr oedd gan y cwmni hawl i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol o dan adran 480 o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyda golwg ar gwmnïau segur.

Cyfrifoldebau cyfarwyddwyr:

• Nid yw’r aelodau wedi mynnu gan y cwmni sicrhau archwiliad ariannol o’i gyfrifon ar gyfer y flwyddyn dan sylw yn unol ag adran 476; ac
• Mae’r cyfarwyddwyr yn cydnabod eu cyfrifoldebau am gydymffurfio â gofynion y Ddeddf ynglŷn â chofnodion cyfrifeg a pharatoi cyfrifon.

Rhaid i gwmni preifat sy’n gymwys fel un bach gynnwys hefyd y datganiad canlynol ar y fantolen:

‘Paratowyd y cyfrifon hyn yn unol â’r darpariaethau sy’n gymwys i gwmnïau’n perthyn i’r drefn cwmnïau bach.’

2.3. Alla i gael ffurflen safonol ar gyfer cyfrifon cwmni segur gan Dŷ’r Cwmnïau?

Gallwch. Mae Ffurflen DCA, sydd ar gael gan www.companieshouse.gov.uk wedi ei bwriadu i gwmnïau segur na fuon nhw’n masnachu ers eu corffori lle nad yw’r cwmni yn is-gwmni. Mae’r ffurflen hon yn anaddas i gwmnïau a aeth yn segur wedi masnachu. Fodd bynnag, gwelir mantolenni enghreifftiol a nodiadau ar gyfer pob math o gwmni segur ar ddiwedd y bennod hon.

Fel arall, mae WebFiling yn cynnig patrymau dogfennau i’w lawrlwytho’n rhad ac am ddim. Mae’r rhain yn cynnwys gwirio mewnol fel y cewch fod yn siŵr nad ydych chi wedi hepgor unrhyw wybodaeth allweddol a bod eich mantolen yn gwir fantoli.

2.4. Pa mor hir sydd gen i i gyflwyno cyfrifon cwmni segur i Dŷ’r Cwmnïau?

Caniateir yr un amser ar gyfer ffeilio a gosodir yr un cosbau am ffeilio hwyr ag sy’n gymwys ar gyfer cyfrifon eraill. Gweler Pennod 4.

2.5 Beth sy’n digwydd os bydd fy nghwmni’n ailddechrau masnachu?

Bydd y cwmni’n peidio â chael ei eithrio rhag archwiliad ariannol fel cwmni segur os bydd:

• yn dechrau gweithgarwch busnes neu weithgarwch masnachu yn ystod y cyfnod ariannol; neu
• heb fod yn gymwys mwyach am ryw reswm arall.

Pe digwyddai’r naill neu’r llall o’r rhain, gallai fod angen cyflwyno cyfrifon llawn ar gyfer y flwyddyn ariannol pryd y peidiodd y cwmni â chael ei eithrio ac efallai y byddai eisiau i’r cyfarwyddwyr benodi archwilwyr ariannol i’r cwmni. Fodd bynnag, mae’n bosib y byddai’r cwmni’n gymwys i gael ei eithrio fel cwmni o faint canolig neu fach. Mae rhagor o wybodaeth am y gofynion archwilio i gwmnïau ac am eithrio cwmnïau bach rhag archwilio ariannol i’w chael ym mhenodau 5 a 7 o’r llyfryn hwn.

Mantolenni enghreifftiol i’w cyflwyno i’r Cofrestrydd Cwmnïau gan gwmnïau segur:

Mae’r patrymau ar y tudalennau canlynol yn ganllaw i’r wybodaeth y mae angen ichi ei chynnwys (oni bai bod y cwmni wedi dewis paratoi cyfrifon yn unol â safonau cyfrifeg rhyngwladol).

Bwriedir i’r patrymau hyn adlewyrchu’r holl asedion a rhwymedigaethau posib a all fod gan y cwmni, ond dim ond os oes swm ar wahân i ddim byd i’w gofnodi y mae angen ichi gynnwys pennawd penodol. Does dim angen i’r llythrennau a’r rhifau a welir yng nghyswllt y penawdau a’r is-benawdau gael eu dangos ym mantolen y cwmni.

Fel eglureb yn unig y bwriedir y mantolenni enghreifftiol hyn. Ni ddylid mo'u hatgynhyrchu a'u defnyddio i'w cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau.

Os bu'r cwmni'n masnachu mewn blwyddyn ariannol flaenorol, cadwch mewn cof y bydd mantolen eich blwyddyn flaenorol yn dangos sefyllfa ariannol y cwmni fel yr oedd ar y pryd. Os na fu trafodion cyfrifeg ers hynny, hwyrach na fyddwch chi ond yn cario ymlaen ffigurau'r llynedd.

Ceir ddau ddiwyg – wedi eu marcio 1 a 2 – y gellir dilyn y naill neu’r llall ohonyn nhw. Mae cynnwys y ddau ddiwyg yr un fath: dim ond cyflwyno penawdau’r fantolen mewn trefn wahanol y maen nhw.
Mae’n rhaid i’r fantolen fantoli:

Dan ddiwyg 1, rhaid i’r asedion net fod yn gyfartal â chyfanred y cyfalaf a’r cronfeydd wrth gefn.

Dan ddiwyg 2, rhaid i’r asedion fod yn gyfartal â’r rhwymedigaethau (gan gynnwys y cyfalaf a’r cronfeydd wrth gefn fel eitemau mantoli).

Rhaid i bob cofnod fod yn swm mewn ffigurau (nid geiriau) neu’n ‘0.00’. Ni fydd Tŷ’r Cwmnïau yn derbyn unrhyw ddogfen sy’n cofnodi ‘Dim’ lle dylai ffigur ymddangos.

Rhaid i ddyddiad diwedd y flwyddyn ariannol gyfredol a’r flwyddyn flaenorol fod yn bennawd uwchben pob colofn o ffigurau.
Ar gyfer y ddau ddiwyg, mae'r materion sydd i'w cynnwys yn y nodiadau i'r fantolen, lle bo'r rheiny'n briodol, i’w gweld ar ddiwedd pob enghraifft isod.

Wrth baratoi'ch cyfrifon, byddwch cystal â dilyn canllawiau Pennod 3.

MANTOLEN CWMNI SEGUR DIWYG 1

Rhif y Cwmni: ............................

Enw'r Cwmni: ..........................................

MANTOLEN AR ..../..../.......

Ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar ............ (dd/mm/bbbb), yr oedd gan y cwmni hawl i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol o dan adran 480 o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyda golwg ar gwmnïau bach.

Cyfrifoldebau cyfarwyddwyr:

• Nid yw’r aelodau wedi mynnu gan y cwmni sicrhau archwiliad ariannol o’i gyfrifon ar gyfer y flwyddyn dan sylw yn unol ag adran 476
• Mae’r cyfarwyddwyr yn cydnabod eu cyfrifoldebau am gydymffurfio â gofynion y Ddeddf ynglŷn â chofnodion cyfrifeg a pharatoi cyfrifon.

Cymeradwywyd gan fwrdd y cyfarwyddwyr ar ..............(dyddiad) a

MANTOLEN CWMNI SEGUR DIWYG 2

Rhif y Cwmni: ................................

Enw'r Cwmni: .............................................

MANTOLEN AR ..../..../.......

Ar gyfer y flwyddyn a ddaeth i ben ar ……….... (dd/mm/bbbb), yr oedd gan y cwmni hawl i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol o dan adran 480 o Ddeddf Cwmnïau 2006 gyda golwg ar gwmnïau bach.

Cyfrifoldebau cyfarwyddwyr:

• Nid yw’r aelodau wedi mynnu gan y cwmni sicrhau archwiliad ariannol o’i gyfrifon ar gyfer y flwyddyn dan sylw yn unol ag adran 476
• Mae’r cyfarwyddwyr yn cydnabod eu cyfrifoldebau am gydymffurfio â gofynion y Ddeddf ynglŷn â chofnodion cyfrifeg a pharatoi cyfrifon.

Cymeradwywyd gan fwrdd y cyfarwyddwyr ar ..............(dyddiad)
a llofnodwyd ar eu rhan gan .......... (Cyfarwyddwr)

Nodiadau i fantolen cwmni segur

Rhaid rhoi'r wybodaeth ganlynol fel nodiadau i'r fantolen:

• polisïau cyfrifeg, gan gynnwys rhai'n ymwneud â dibrisiant a gostyngiad gwerth asedion;
• os clustnodwyd cyfrannau o fwy nag un dosbarth, nifer a gwerth nominal cyfanred y cyfrannau o dan bob dosbarth a glustnodwyd;
• gwybodaeth am unrhyw gyfrannau adenilladwy a glustnodwyd;
• gwybodaeth am unrhyw gyfrannau a glustnodwyd yn ystod y flwyddyn ariannol;
• gwybodaeth am asedion sefydlog;
• manylion am ddyledrwydd;
• y sail ar gyfer troi i arian sterling symiau a gyfleid yn wreiddiol yn arian breiniol gwledydd tramor;
• gyda golwg ar bob eitem uchod (ar wahân i asedion sefydlog), y symiau cyfatebol ar gyfer y flwyddyn cynt;
• manylion unrhyw is-ymgymeriadau a'r cyfrannau a ddelir ynddyn nhw, ynghyd â'r rheswm pam nad oes angen cyfrifon grŵp;
• lle bo'r cwmni wedi gweithredu'n asiant dros unrhyw berson, ei fod wedi gweithredu felly; a
• gwybodaeth am asedion ariannol sefydlog y gallesid fod wedi eu cynnwys yn ôl gwerth teg ond a gynhwyswyd yn y cyfrifon uwchlaw eu gwerth teg, a lle na wnaed darpariaeth ar gyfer gostyngiad eu gwerth.

Yn ychwanegol, mae'n bosib y bydd rhaid rhoi'r wybodaeth ganlynol am is-ymgymeriadau:

• manylion unrhyw ymgymeriadau y mae gan y cwmni 'ddaliant sylweddol' ynddyn nhw – er enghraifft, enw a chyfeiriad y busnes;
• enw rhiant-gwmni eitha'r cwmni, ac (os yw'n hysbys) gwlad ei gorffori;
• enwau rhiant-gwmnïau cyfryngol arbennig a gwledydd eu corffori neu (os nad ydyn nhw wedi eu corffori) cyfeiriadau eu prif fannau busnes; a
• manylion rhai benthyciadau, gwarantau a thrafodion tebyg eraill gan y cwmni o blaid cyfarwyddwyr ac eraill.

Brig

1. Beth yw partneriaeth gymwys?

Mae partneriaeth gymwys yn un a gaiff ei ffurfio o dan gyfraith unrhyw ran o’r Deyrnas Unedig os bydd pob un o’r aelodau:

• yn gwmni cyfyngedig; neu,
• yn gwmni anghyfyngedig, neu’n bartneriaeth Albanaidd, y mae pob un o’i (h)aelodau’n gwmni cyfyngedig.
  

Bydd y rheoliadau partneriaeth yn gymwys i’r mwyafrif o bartneriaethau cyfyngedig sydd â chwmnïau cyfyngedig yn bartneriaid cyffredinol iddyn nhw ac sydd wedi eu cofrestru o dan Ddeddf Partneriaethau Cyfyngedig 1907, gan fod rhaid i bartneriaethau felly fod â’u prif le busnes ym Mhrydain Fawr wrth gofrestru.

Nodyn
(a) Mae unrhyw gyfeiriad at bartneriaeth gymwys mewn perthynas â phartneriaeth gyfyngedig yn cyfeirio at y partneriaid cyffredinol yn unig.
(b) Mae unrhyw gyfeiriad at gwmni cyfyngedig, cwmni anghyfyngedig, neu bartneriaeth (gan gynnwys partneriaeth Albanaidd) yn cwmpasu unrhyw ymgymeriad tebyg a gafodd ei ffurfio o dan gyfraith gwladwriaeth arall.

2. Pa gyfrifon y mae’n rhaid i’r bartneriaeth eu paratoi?

Mae’n rhaid i’r bartneriaeth baratoi cyfrifon a threfnu iddyn nhw gael eu harchwilio’n ffurfiol fel pe bai’n gwmni wedi ei lunio o dan Ddeddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau cysylltiedig. Rhaid i’r cyfrifon gydymffurfio â gofynion Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau cysylltiedig.

O dan Reoliad 7 o Reoliadau (Cyfrifon) Partneriaethau 2008, does dim rhaid i aelodau partneriaeth gymwys baratoi cyfrifon partneriaeth os caiff y bartneriaeth ei thrin ar sail gyfunol mewn cyfrifon grŵp wedi eu paratoi naill ai:

• gan aelod o'r bartneriaeth a gafodd ei sefydlu o dan gyfraith gwlad sy'n perthyn i Ardal Economaidd Ewrop (AEE); neu
• gan riant-ymgymeriad i aelod o'r fath.

Mewn enghreifftiau felly, rhaid paratoi ac archwilio’n ffurfiol gyfrifon grŵp o dan gyfraith y wladwriaeth aelodol yn unol â’r Seithfed Gyfarwyddeb ar y Gyfraith Gwmnïau neu safonau cyfrifeg rhyngwladol. Rhaid i nodyn i’r cyfrifon grŵp ddatgelu y manteisiwyd ar y rhyddhad hwn.

3. Ar gyfer pa gyfnod y mae’n rhaid llunio’r cyfrifon partneriaeth?

Gall y cyfrifon fodloni unrhyw gyfnod hyd at 18 mis y gellir ei bennu yng nghytundeb y bartneriaeth. Os na phennir y cyfnod yn y cytundeb partneriaeth, rhaid llunio’r cyfrifon partneriaeth ar gyfer pob cyfnod o 12 mis, gan ddiweddu ar 31 Mawrth bob blwyddyn

4. Pryd mae'n rhaid paratoi'r cyfrifon?

Rhaid paratoi'r cyfrifon partneriaeth o fewn cyfnod o naw mis wedi diwedd y flwyddyn ariannol.

5. Pryd mae'n rhaid cyflwyno a chyhoeddi'r cyfrifon?

Os ydych yn gwmni cyfyngedig sy’n aelod o bartneriaeth gymwys, rhaid atodi cyfrifon y bartneriaeth wrth y cyfrifon nesaf a gyflwynwch chi i Dŷ’r Cwmnïau. Rhaid ichi hefyd roi i unrhyw berson yn unol â’i g/chais:

• enw pob partner y mae'n ofynnol iddo draddodi copïau o'r cyfrifon partneriaeth i Dŷ’r Cwmnïau; ac
• enw pob partner sydd wedi ei gorffori mewn gwladwriaeth arall o fewn AEE ac y mae'n ofynnol iddo gyhoeddi'r cyfrifon partneriaeth yn y wladwriaeth honno.

Lle bo partneriaeth gymwys â'i phrif swyddfa yn y Deyrnas Unedig a lle bo pob un o'i haelodau:

• yn ymgymeriad tebyg i gwmni cyfyngedig wedi ei gorffori y tu allan i'r Deyrnas Unedig neu un o wladwriaethau eraill AEE; neu
• yn ymgymeriad tebyg i gwmni anghyfyngedig neu bartneriaeth wedi ei ffurfio o dan gyfraith gwlad o'r fath, a phob un o'i aelodau yntau'n ymgymeriad cyfyngedig neu gyffelyb:

bydd rhaid i'r bartneriaeth:

(a) drefnu i gyfrifon diweddara'r bartneriaeth fod ar gael i'w hadolygu gan unrhyw berson, yn ddi-dâl, yn ystod oriau busnes ym mhrif swyddfa'r bartneriaeth, gyda chyfieithiad ardystiedig os nad yw'r gwreiddiol yn Saesneg; a

bydd rhaid i bob aelod o'r bartneriaeth:

(b) cyflenwi i unrhyw berson, yn unol â'i g/chais, gopi o gyfrifon diweddara'r bartneriaeth (ynghyd â chyfieithiad os nad yw'r gwreiddiol yn Saesneg). Gellir codi ffi i fodloni cost weinyddol darparu'r copi, ond dim mwy.

6. Oes yna eithrio rhag y rheolau cyhoeddi?

O dan Reoliad 7 o Reoliadau (Cyfrifon) Partneriaethau 2008, does dim rhaid i aelodau partneriaeth gymwys baratoi cyfrifon partneriaeth os caiff y bartneriaeth ei thrin ar sail gyfunol mewn cyfrifon grŵp wedi eu paratoi naill ai:

• gan aelod o'r bartneriaeth a gafodd ei sefydlu o dan gyfraith gwlad sy'n perthyn i Ardal Economaidd Ewrop (AEE); neu
• gan riant-ymgymeriad i aelod o'r fath.

Mewn enghreifftiau felly, rhaid paratoi ac archwilio’n ffurfiol gyfrifon grŵp o dan gyfraith y wladwriaeth aelodol yn unol â’r Seithfed Gyfarwyddeb ar y Gyfraith Gwmnïau neu safonau cyfrifeg rhyngwladol. Rhaid i nodyn i’r cyfrifon grŵp ddatgelu y manteisiwyd ar y rhyddhad hwn.

7.Oes yna gosb am fethu â chydymffurfio?

Oes. Bydd pob aelod o bartneriaeth gymwys neu bob cyfarwyddwr i gwmni sy'n bartner yn agored i gael ei (h)erlyn a'i (d)dirwyo hyd at £5,000.

8. Beth yw’r gofynion archwilio ariannol?
Mae Rheoliadau (Cyfrifon) Partneriaethau 2008 yn cynnwys gofynion ynglŷn â phenodi a diswyddo archwilwyr ariannol, llofnodi adroddiadau archwilwyr a datgelu cydnabyddiaeth archwilwyr, gan gyfateb i’r gofynion ar gyfer cwmnïau.

Brig

1. Oes angen i Gwmnïau Buddiant Cymunedol ffeilio cyfrifon gyda Thŷ’r Cwmnïau?

Oes. Nid yw Cwmnïau Buddiant Cymunedol yn wahanol i gwmnïau eraill pan ddaw’n gwestiwn o baratoi a ffeilio cyfrifon.

2. Oes yna ofynion ychwanegol i Gwmnïau Buddiant Cymunedol?

Oes. Mae eisiau i Gwmnïau Buddiant Cymunedol fod yn ymwybodol bod rhaid iddynt baratoi a chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau ‘adroddiad cwmni buddiant cymunedol’ yn bodloni cyfnod sy’n dod i ben yr un dydd â’r cyfrifon, ni waeth am faint y cwmni na’r eithriadau y manteisiodd arnyn nhw. Mae’r adroddiad, ffurflen CIC34, ar gael ar-lein gan www.cicregulator.gov.uk Rhaid anfon ffi o £15 gyda’r cyfrifon a’r adroddiad. Dylid gwneud sieciau’n daladwy i ‘Tŷ’r Cwmnïau’.

3. Beth mae’n rhaid imi ei gynnwys yn yr adroddiad cwmni buddiant cymunedol?
Yn anffodus, ni all y llyfryn hwn roi gwybodaeth am y gofynion ychwanegol hyn. Ar gyfer y rhain, trowch i www.cicregulator.gov.uk neu e-bostiwch cicregulator@companieshouse.gov.uk neu ffoniwch 02920 346228.

Brig

1. Beth sy'n digwydd i ddogfennau a gaiff eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau?

Mae'r dogfennau a'r ffurflenni a gyflwynwch chi i Dŷ'r Cwmnïau yn cael eu sganio a defnyddir y ddelwedd electronig fel dogfen waith.

Wrth i aelodau o’r cyhoedd adolygu cofnod y cwmni, fe welan nhw'r ddelwedd electronig wedi ei hatgynhyrchu ar-lein. Felly, mae'n bwysig nid yn unig fod y gwreiddiol yn ddarllenadwy ond hefyd y gellir ei ddefnyddio i greu copi clir.

Mae gweddill y bennod hon yn gosod ychydig o ganllawiau ansawdd i'w dilyn wrth baratoi cyfrifon a dogfennau eraill i'w ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau.

2. Beth sy'n digwydd os nad yw fy nogfennau'n bodloni'r canllawiau?

Gall Tŷ'r Cwmnïau wrthod dogfennau na ellir mo'u cipio'n electronig, gan roi rhybudd yn dweud pam eu bod nhw'n annerbyniol. Rhaid cyflwyno copi derbyniol o fewn 14 diwrnod i'r rhybudd (fel arall, byddwn yn ystyried bod y gwreiddiol heb ei gyflwyno).

3. Sut dylai dogfennau fod wedi eu trefnu?

Rhaid i bob dogfen a gaiff ei chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau nodi rhif cofrestru'r cwmni mewn lle amlwg, a rhaid iddi gydymffurfio ag unrhyw ofynion a bennir gan y Cofrestrydd gyda golwg ar eglurder y ddogfen honno.

Yn gryno, dylai dogfennau fod ar bapur gwyn plaen o faint A4 yn pwyso rhwng 80gms a 100gms gyda gorffeniad di-sglein. Dylai'r testun fod yn ddu, yn glir, yn ddarllenadwy ac o ddwysedd cyson.

4. Wrth baratoi dogfen:

• defnyddiwch inc du neu deip du;
• defnyddiwch lythrennau cryf (mae rhai wynebau teip a phinnau ysgrifennu tenau cain yn rhoi copïau o ansawdd gwael);
• peidiwch ag anfon copi carbon;
• peidiwch â defnyddio matrics-argraffydd;
• cofiwch – gall ffotogopïau roi arlliw llwyd na fydd yn sganio'n dda;
• defnyddiwch bapur A4 gydag ymyl hael; a hefyd
• cynhwyswch rif y cwmni ar y dde yng nghornel ucha'r tudalen cyntaf.

Cyfrifon sglein

Os ydych chi'n cynhyrchu cyfrifon sglein wedi eu hargraffu mewn lliwiau, byddwch cystal â chadw'r rheiny'n ôl i'ch cyfranddeiliaid ac eraill a fydd yn eu gwerthfawrogi. Bydd arnon ninnau angen testun du ar bapur gwyn gyda gorffeniad di-sglein o hyd. Mae fersiwn teipiedig dirwymiad o broflen yr argraffwyr yn ddelfrydol, ar yr amod y cynhwysir y llofnodion angenrheidiol.
Bob blwyddyn, caiff tua 6,000 o setiau cyfrifon eu gwrthod am na allwn mo’u sganio’n llwyddiannus. Y tri rheswm pennaf yw:

• Cyfrifon sglein
• Graddliwio ffigurau, e.e. i wahaniaethu rhwng y flwyddyn ariannol dan sylw a'r un flaenorol; a hefyd
• Ansawdd argraffu gwael

5. Beth yw’r ffordd symlaf o gyflwyno gwybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau?

Y ffordd fwyaf diogel o anfon gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw drwy ddefnyddio’n gwasanaethau ffeilio ar-lein. Mae WebFiling yn cynnig patrymau dogfen i’w lawrlwytho’n rhad ac am ddim. Mae’r rhain yn cynnwys gwirio mewnol fel y gallwch fod yn siŵr nad ydych chi wedi hepgor unrhyw wybodaeth allweddol. Am ragor o wybodaeth ynghylch argaeledd a’r manylion cofrestru, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk.

6. Alla i gael rhagor o wybodaeth am hyn?

Am ganllawiau pellach ynglŷn â’n gofynion argraffu neu unrhyw un o’r gwasanaethau y sonnir amdanyn nhw yn y llyfryn hwn, cysylltwch â 0303 123 4500.

Brig