Cliciwch yma i weld fersiwn Saesneg y Llyfryn Canllaw hwn (gan agor mewn ffenestr arall)

Cwmnïau Segur - GBA10

Mai 2008 - Fersiwn 15

Rhaid bod yn ymwybodol o’r canlynol wrth ddarllen y nodiadau canllaw hyn:

Mae rhai (ond nid y cyfan) o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 wedi dod i rym.  Gan hynny, mae rhai o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 1985 yn dal yn berthnasol.  Rydym wedi ceisio gwneud yn glir drwy’r holl nodiadau hyn, gymaint â phosib, pa Ddeddf sy’n berthnasol.  Os hoffech chi wybod pa ddarpariaethau yn y Deddfau priodol sydd mewn grym, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk Mae dolen ar ein gwefan hefyd i wefan BERR (Yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio) www.berr.gov.uk/bbf/co-act-2006/index.html lle gallwch chi weld rhagor o wybodaeth. Mae rhai darpariaethau yn y Ddeddf newydd yn amodol ar drefniadau trosiannol. Cyhyd â phosib, eglurwn hyn yn y canllaw hwn a rhown fanylion ar ein gwefan.

Mae dau gam pellach yng ngweithrediad Deddf Cwmnïau 2006 a drefnwyd ar gyfer Hydref 2008 a Hydref 2009. Byddwn yn diweddaru unrhyw nodiadau canllaw a effeithir gan y gweithrediadau hynny ar y pryd. Efallai yr hoffech chi gadw golwg ar ein gwefan hefyd lle byddwn yn cyhoeddi rhagor o wybodaeth wrth i’r broses o weithredu barhau, fel y gallwch gael mynediad at y newyddion diweddaraf.

Tan Hydref 2009, bydd y nodiadau canllaw hyn ond yn gymwys i gwmnïau wedi eu ffurfio ym Mhrydain Fawr (Cymru, Lloegr a’r Alban). Wedyn, fe drefnir i’r system ar wahân yng Ngogledd Iwerddon gyfuno i un system gyfan ar gyfer y Deyrnas Unedig i gyd.

Cynnwys

Brig

Brig
PENNOD 1

Mae cwmni’n segur os na chynhaliodd ‘unrhyw drafodion cyfrifeg arwyddocaol’ yn ystod y cyfnod cyfrifeg. Mae trafodyn cyfrifeg arwyddocaol yn un y dylai’r cwmni ei gynnwys yn ei gofnodion cyfrifeg.

2. Beth yw’r gwahaniaeth rhwng cwmni sydd heb fasnachu a chwmni segur?

Gall cwmni fod yn un sydd heb fasnachu yn yr ystyr nad yw’n dilyn busnes. Ond fe all trafodion cyfrifeg eraill fod yn mynd drwy ei lyfrau o hyd, sy’n golygu nad yw’n segur yn yr ystyr gyfreithiol. Rhaid i gwmni segur beidio â bod ag unrhyw drafodion cyfrifeg ac eithrio trafodion penodol derbyniol y gellir eu hanwybyddu - gweler pennod 3.

3. Pam bod â chwmni segur?

Gall cwmnïau fod yn segur am amrywiaeth o resymau - er enghraifft, i ddiogelu enw cwmni, yn barod ar gyfer prosiect sydd i’w ddilyn yn y dyfodol, neu i ddal ased neu eiddo deallusol. Bydd rhai cwmnïau rheoli fflatiau y mae meddu ar brif brydles neu ryddfraint rhyw eiddo yn ddiben pennaf i’w bodolaeth yn dewis mynd yn segur drwy sefydlu cymdeithas drigolion i ddelio ag unrhyw dreuliau.

Caiff cwmni aros yn segur cyhyd ag sydd angen - yn ddiderfyn os ei ddiben yn unig, er enghraifft, yw atal defnyddio’r enw gan gwmni arall. Fodd bynnag, mae treuliau’n gysylltiedig â chadw cwmni ar y gofrestr. Yn arbennig, ceir ffi flynyddol prosesu dogfennau, sy’n daladwy wrth gyflwyno ffurflen flynyddol . Y ffi yw £15 wrth gyflwyno’n electronig neu £30 wrth gyflwyno ar bapur. Tra bo’r cwmni’n segur, rhaid paratoi amryw o ddogfennau eraill o hyd, gan gynnwys mantolenni cwmni blynyddol, a’u cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. Bydd rhaid i’r cwmni benderfynu sut i fodloni’r treuliau hyn a phwy fydd yn rhedeg y cwmni ac yn gyfrifol am sicrhau cwrdd â’r holl ofynion cyfreithiol.

4. Pwy sy’n gyfrifol am reoli’r cwmni?

Cyfrifoldeb y swyddogion yw rheoli’r cwmni. Y swyddogion yw cyfarwyddwyr y cwmni a’r ysgrifennydd cwmni. Rhaid i bob cwmni fod â chyfarwyddwyr. O 6 Ebrill 2008 ymlaen, does dim rhaid i gwmni preifat fod ag ysgrifennydd cwmni, oni bai ei fod yn dewis bod ag un neu fod ei erthyglau cymdeithasiad yn mynnu hynny. Rhaid i gwmnïau cyhoeddus fod ag o leiaf un ysgrifennydd cwmni cymwysedig.

Os penodwch ysgrifennydd cwmni, mae’n rhaid ichi roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am y penodiad, am unrhyw newid manylion neu am derfynu’r penodiad ar y ffurflen briodol, e.e. Ffurflen 288a, 288b neu 288c. Mae’r rhain ar gael i’w ffeilio ar-lein yn www.companieshouse.gov.uk drwy ddefnyddio pecyn meddalwedd addas neu fe gewch chi ffeilio ar bapur.

Bydd y cyfarwyddwyr a’r ysgrifennydd yn rheoli’r cwmni ar ran yr aelodau. Ymhlith pethau eraill, maen nhw’n gyfrifol am gynnal cyfarfodydd a gofalu bod yr holl ffurflenni, cyfrifon a dogfennau angenrheidiol eraill yn cyrraedd Tŷ’r Cwmnïau erbyn y dyddiad dyledus.

Os yw i aros yn segur, ni all cwmni fod â gweithwyr tâl gan y byddai rhaid cynnwys eu cyflogau yn y cofnodion cyfrifeg.

Mae gwybodaeth bellach ynghylch cyfrifoldebau cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion am gadw eu manylion ar gofrestr Tŷ’r Cwmnïau i’w chael yn ein llyfryn ‘Canllaw i Gyfarwyddwyr ac Ysgrifenyddion’.

5 Beth sy’n digwydd os na chyflwyna i ddogfennau i Dŷ’r Cwmnïau?

Wrth gael eich penodi’n swyddog, byddwch chi’n ysgwyddo nifer o rywmedigaethau pwysig. Os na chydymffurfiwch â nhw, gallai fod canlyniadau difrifol. Gellid erlyn swyddogion y cwmni gan eu bod yn bersonol gyfrifol am sicrhau bod gwybodaeth gwmni’n cael ei chyflwyno’n brydlon. Mae methu â gwneud yn dramgwydd troseddol. At hynny, bydd bob amser gosb sifil awtomatig am ffeilio cyfrifon yn hwyr.

Gallai’r Cofrestrydd gasglu hefyd nad yw’r cwmni’n dilyn busnes nac yn gweithredu mwyach a dileu ei enw o’r gofrestr. Os bydd y Cofrestrydd yn dileu enw’r cwmni o’r gofrestr, bydd yn peidio â bod ac fe ddaw ei asedion yn eiddo i’r Goron.

6. Beth os nad oes angen y cwmni arna i mwyach?

Os penderfynwch nad oes arnoch chi angen eich cwmni segur mwyach, gallwch drefnu i’w enw gael ei ddileu o’r gofrestr. Mae dwy ffordd o wneud hyn:

• os nad oes gan y cwmni ddyledion na rhwymedigaethau eraill, gall fod modd ichi wneud cais am ‘ddileu enw a diddymu cwmni’n wirfoddol’ heb ddilyn gweithgareddau ansolfedd ffurfiol; neu
• os oes gan y cwmni faterion i’w dirwyn i ben, yna gall y cwmni gael ei ‘ddatod yn wirfoddol’.

Brig
PENNOD 2

1. Pa wybodaeth sydd angen ar Dŷ’r Cwmnïau?

Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn cadw’r wybodaeth ddiweddaraf am bob cwmni cyfyngedig yn ei gofnodion ac yn trefnu i’r wybodaeth honno fod ar gael i unrhyw un sydd eisiau gwybod am gwmni. Er y gall cwmni fod yn segur, rhaid iddo gyflwyno gwybodaeth i Dŷ’r Cwmnïau o hyd.

Er enghraifft, mae angen inni wybod:

• Ble i gysylltu â’r cwmni. Y ‘swyddfa gofrestredig’ y gelwir cyfeiriad swyddogol y cwmni;
• Pwy sy’n rhedeg y cwmni. Sef, manylion swyddogion y cwmni;
• Pwy sydd biau cyfrannau yn y cwmni - y cyfranddeiliaid (os oes rhai gan y cwmni);
• Ble mae’r cwmni’n cadw cofrestri arbennig – er enghraifft, y gofrestr aelodau;
• Pa reolau sy’n llywodraethu’r cwmni - ei femorandwm a’i erthyglau cymdeithasiad;
• Pryd mae diwedd blwyddyn ariannol y cwmni. Y ‘dyddiad cyfeirnod cyfrifeg’ y gelwir diwedd blwyddyn ariannol y cwmni;
• Gwybodaeth ariannol am gyfrifon blynyddol y cwmni.

Byddwch yn cofrestru rhan fwya’r wybodaeth hon yn Nhŷ’r Cwmnïau wrth ffurfio’r cwmni ac, os bydd rhywbeth yn newid, bydd angen ichi ddweud wrthym, a hynny fel arfer ar ffurflen arbennig. Mae’n rhaid i bob cwmni gyflwyno ffurflen flynyddol i Dŷ’r Cwmnïau o leiaf unwaith bob 12 mis – gweler cwestiwn 6. Hefyd, bob blwyddyn mae’n rhaid i gwmni baratoi cyfrifon ac anfon y rheiny atom.

Y ffordd fwyaf diogel o anfon gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw drwy ddefnyddio’n gwasanaethau ffeilio ar-lein. Mae WebFiling yn cynnwys gwirio mewnol fel y gallwch chi fod yn siŵr nad ydych wedi hepgor unrhyw wybodaeth allweddol. Am ragor o wybodaeth ynghylch argaeledd a’r manylion cofrestru, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk

Mae’r bennod hon yn cynnwys manylion pellach am ba bryd a sut y mae angen ichi ddweud wrthym am newidiadau i’r wybodaeth uchod.

2. Beth yw ‘swyddfa gofrestredig’?

Dyma gyfeiriad swyddogol y cwmni fel y cafodd ei gofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau. Dyma hefyd y cyfeiriad lle byddwn fel arfer yn anfon llythyrau a nodiadau atgoffa. Gall cyfeiriad y swyddfa gofrestredig fod unrhyw le yng Nghymru neu Loegr (os yw’ch cwmni wedi ei gofrestru yno) neu’r Alban (os yw’ch cwmni wedi ei gofrestru yno) neu yng Nghymru os yw’ch memorandwm cymdeithasiad yn dweud bod rhaid i’r swyddfa gofrestredig fod yno. Mae’n bwysig bod pob gohebiaeth a hysbysiad a yrrir i’r cyfeiriad hwn yn cael sylw gennych yn ddi-oed. Rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ar Ffurflen 287 – ar gael i’w ffeilio ar-lein drwy ddefnyddio WebFiling a llawer o becynnau Software Filing – os bydd cyfeiriad y swyddfa gofrestredig yn newid. Dim ond wrth gofrestru’r ffurflen honno yn Nhŷ’r Cwmnïau y daw’r cyfeiriad newydd yn swyddfa gofrestredig.

Rhaid i bob cwmni fod â chyfeiriad swyddfa gofrestredig, a rhaid dangos enw’r cwmni y tu allan.

Sylwer: Os bwriadwch chi newid y swyddfa gofrestredig ond na ddywedwch wrthym, byddwn yn parhau i anfon pob nodyn atgoffa a llythyr swyddogol i’r hen gyfeiriad. Hwyrach na fyddwch byth yn eu derbyn a gall y cwmni gael ei ddiddymu heb yn wybod ichi os methwch ffeilio cyfrifon a ffurflenni blynyddol yn unol â’r ddeddfwriaeth.

3. Pwy yw swyddogion y cwmni?

Dyma gyfarwyddw(y)r ac ysgrifennydd y cwmni. Rhaid i bob cwmni preifat fod ag o leiaf un cyfarwyddwr. Rhaid i gwmnïau cyhoeddus fod â dau. Does dim rhaid i gwmni preifat fod ag ysgrifennydd cwmni, oni bai ei fod yn dewis bod ag un neu fod ei erthyglau cymdeithasiad yn mynnu hynny. Rhaid i gwmnïau cyhoeddus fod ag o leiaf un ysgrifennydd cwmni cymwysedig. Mae’r swyddogion yn gyfrifol am reoli’r cwmni ac am gyflwyno dogfennau i Dŷ’r Cwmnïau. Rhaid cofnodi eu manylion yng nghofrestr y cwmni ei hun o’i gyfarwyddwyr a’i ysgrifenyddion a rhoi gwybod amdanynt i Dŷ’r Cwmnïau wrth ffurfio’r cwmni gyntaf. Rhaid cofnodi unrhyw newidiadau yng nghofrestr y cwmni a rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau amdanynt ar y ffurflen gywir o fewn 14 diwrnod i’r newid ddigwydd. Y ffurflenni ar gyfer rhoi gwybod am newidiadau yw:

Mae’r ffurflenni hyn ar gael i’w ffeilio ar-lein yn www.companieshouse.gov.uk

Ystyr newid manylion cyfarwyddwr yw unrhyw un o’r canlynol: enw, cyfeiriad, galwedigaeth, cenedligrwydd a safleoedd eraill fel cyfarwyddwr; ac i ysgrifennydd cwmni mae’n golygu enw neu gyfeiriad.

4. Pwy yw aelodau’r cwmni?

Mae aelod cwmni yn rhywun sydd wedi cytuno i ddod yn aelod ac y caiff ei (h)enw ei gofnodi ar gofrestr y cwmni o aelodau.

I gwmni cyfyngedig sydd â chyfrannau, mae hyn yn golygu rhywun sydd biau cyfrannau yn y cwmni - cyfranddeiliad. I gwmni cyfyngedig drwy warant, mae’n golygu rhywun sydd wedi cytuno i gyfrannu at asedion y cwmni os caiff ei ddirwyn i ben.

Rhaid i’r cwmni gadw cofrestr o’i aelodau. Oni chaiff ei chadw yn y swyddfa gofrestredig, mae’n rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ymhle y cedwir y gofrestr, a rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am unrhyw newid i’r lleoliad hwn ar Ffurflen 353.

Os oes cyfrannau gan y cwmni, mae’n rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am fanylion y cyfranddeiliaid. Rhaid diweddaru’r wybodaeth bob blwyddyn ar y Ffurflen Flynyddol – gweler cwestiwn 6.

At hynny, os yw’r cwmni wedi dosbarthu dyledebion, mae’n rhaid iddo gadw cofrestr o’r dyledebwyr. Mae gan unrhyw aelod o’r cwmni neu unrhyw un arall yr hawl i weld y gofrestr. Oni chaiff ei chadw yn y swyddfa gofrestredig, mae’n rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau ymhle y cedwir y gofrestr gan y cwmni, a rhaid rhoi gwybod inni am unrhyw newid i’r lleoliad hwn.

5. Pa gofrestri statudol eraill sydd?

Mae sawl cofrestr statudol arall a all fod yn gymwys i’r cwmni. Er nad oes rheidrwydd i roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am leoliad unrhyw gofrestr statudol arall, mae ysgrifennydd y cwmni fel arfer yn gyfrifol am gadw’r holl gofrestri canlynol - os ydynt yn gymwys i’r cwmni:

• cofrestr y dyledebwyr;
• cofrestr y cyfarwyddwyr a’r ysgrifenyddion;
• cofrestr y buddiannau o ran cyfrannau (cwmnïau cyhoeddus yn unig);
• cofrestr buddiannau cyfarwyddwyr o ran cyfrannau, neu ddyledebion, y cwmni (dim ond yn swyddfa gofrestredig y cwmni y cewch gadw’r gofrestr hon);
• cofrestr yr aelodau;
• y gofrestr arwystlon.

Rhaid i’r cofrestri hyn fod ar gael i’w harchwilio gan unrhyw berson, o dalu’r ffi benodedig. Dylai ceisiadau o’r tu allan i’r cwmni am gael gweld y gofrestr aelodau gynnwys enw a chyfeiriad yr ymgeisydd, neu yn achos corff enw rhyw unigolyn, ynghyd â diben y cais a ph’un a gaiff yr wybodaeth ei rhannu â rhywun arall – ac os felly, â phwy ac at ba ddiben. Mae’n dramgwydd i wneud datganiad anwir wrth ddarparu’r manylion y mae angen eu datgelu. Rhaid i’r cwmni, o fewn 5 diwrnod gwaith, naill ai cydymffurfio â’r cais neu ymgynnig i’r llys am ganiatâd i gyfyngu mynediad i’r gofrestr.

6. Beth yw ffurflen flynyddol

Dyma’r ffurflen y mae’n rhaid i bob cwmni - hyd yn oed rhai segur - ei hanfon i Dŷ’r Cwmnïau bob blwyddyn. Mae’n giplun o wybodaeth allweddol am y cwmni, megis y cyfarwyddwyr, yr ysgrifennydd, y cyfranddeiliaid, etc. (Ni ddylid cymysgu’r ffurflen flynyddol â chyfrifon blynyddol - mae’r ddau beth yn gwbl wahanol.) Rhaid llenwi’r ffurflen flynyddol yn fanwl-gywir hyd at ddyddiad arbennig a elwir yn ‘ddyddiad diwallu’.

Bydd y dyddiad hwn nid hwyrach na:

• 12 mis ar ôl dyddiad diwallu’r ffurflen flynyddol ddiwethaf; neu
• yn achos ffurflen flynyddol gynta’r cwmni, blwyddyn ar ôl y dyddiad corffori.

Rhaid i’r ffurflen flynyddol a’r ffi flynyddol prosesu dogfennau gyrraedd Tŷ’r Cwmnïau o fewn 28 diwrnod i’r dyddiad diwallu. Y ffi yw £15 wrth gyflwyno’n electronig, neu £30 wrth gyflwyno ar bapur.

I’ch helpu i fodloni’r gofynion ffeilio hyn, byddwn yn anfon llythyr i swyddfa gofrestredig y cwmni pan ddaw’ch ffurflen flynyddol yn ddyledus. Fodd bynnag, does dim rhaid ichi aros inni ysgrifennu atoch cyn anfon ffurflen flynyddol. Bydd ein llythyr atgoffa yn rhoi gwybod sut i ffeilio’r ffurflen yn electronig drwy ddefnyddio’n gwasanaethau Software Filing neu WebFiling, gan mai dyma’r opsiwn hawsaf.

Fodd bynnag, os dymunwch chi ffeilio yn Gymraeg hwyrach na fydd y drefn electronig ar gael. Am gyngor ar y mathau o gwmni na allan nhw o hyd ffeilio ar-lein, ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk

Os dyma sy’n wir amdanoch chi neu os nad oes gennych chi’r cyfleustra i ffeilio ar-lein, gallwch archebu copi papur o’r ffurflen flynyddol drwy’n Canolfan Cysylltu ar 0303 1234 500. Byddwn yn ei anfon i’r swyddfa gofrestredig.

Os dymunwch chi anfon ffurflen flynyddol i Dŷ’r Cwmnïau cyn pen-blwydd corfforiad y cwmni, gallwch ei llenwi a’i chyflwyno ar-lein. Os nad oes gennych chi’r cyfleustra i ffeilio ar-lein, ffoniwch 0303 1234 500 a gofyn am ffurflen flynyddol bapur

7. Beth yw dyddiad cyfeirnod cyfrifeg?

Y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg yw’r dyddiad a gaiff ei ddefnyddio i fwrw cyfrif o ddiwedd y flwyddyn ariannol. Dyma hefyd y dyddiad sy’n penderfynu pryd y bydd cyfrifon yn ddyledus i’w cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. Ar gyfer pob cwmni newydd, mae’r ddeddfwriaeth yn pennu’r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg fel diwrnod ola’r mis y cafodd y cwmni ei gorffori. Bydd dyddiadau cyfeirnod cyfrifeg dilynol yn awtomatig ar yr un dyddiad bob blwyddyn.

Gallwch chi newid y dyddiad hwn os dymunwch, ond rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am y dyddiad newydd drwy ddefnyddio’r ffurflen newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg (Ffurflen 225) sydd ar gael i’w ffeilio ar-lein drwy ddefnyddio WebFiling a llawer o becynnau Software Filing. Rhaid ichi gyflwyno Ffurflen 225 dderbyniol cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio cyfrifon y cyfnod y dymunwch ei newid.  Gall newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg fod yn gymhleth oherwydd yr effaith a gaiff ar y cyfrifon cysylltiedig. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein llyfryn ‘Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg’.

8. Pa gyfrifon blynyddol y mae’n rhaid imi eu ffeilio?

Mae’n rhaid i bob cwmni cyfyngedig - gan gynnwys rhai segur a rhai sydd heb fasnachu - ffeilio cyfrifon blynyddol yn Nhŷ’r Cwmnïau. I gwmnïau segur, mae hyn yn golygu mantolen yn rhoi manylion unrhyw asedion a rhwymedigaethau, ynghyd â nodiadau perthnasol. Rhaid i’r fantolen a’r nodiadau gydymffurfio â gofynion statudol Deddf Cwmnïau 1985 (ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau cyn 6 Ebrill 2008) neu Ddeddf Cwmnïau 2006 ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu wedi 6 Ebrill 2008), fel yr eglurir ym mhennod 3 o’r llyfryn hwn.

I wneud hyn yn haws i gwmnïau nad ydyn nhw erioed wedi masnachu, caiff y rheiny gyflwyno cyfrifon cwmni segur ar-lein drwy lawrlwytho patrwm dogfen sy’n cynnwys gwirio mewnol. Ymwelwch ag www.companieshouse.gov.uk i gyrchu’n gwasanaeth WebFiling.

9. Pryd y mae’n rhaid imi ffeilio cyfrifon blynyddol?

Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau ar neu wedi 6 Ebrill 2008, wrth ffeilio cyfrifon cynta’ch cwmni lle mae’r cyfrifon hynny’n cwmpasu cyfnod o fwy na 12 mis mae’n rhaid ichi eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau:

• fewn 21 mis i’r dyddiad corffori ar gyfer cwmnïau preifat, neu
• fewn 18 mis i’r dyddiad corffori ar gyfer cwmnïau cyhoeddus,
• neu o fewn 3 mis i’r dyddiad cyfeirnod cyfrifeg (DCC), p’un bynnag fo hiraf.

Caiff y terfyn amser ar gyfer cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau ei bennu yn ôl y diwrnod cyfewin.

Oni bai eich bod yn ffeilio cyfrifon cynta’ch cwmni, yr amser a gaiff ei ganiatáu fel arfer i gyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau yw:

• 9 mis i’r DCC ar gyfer cwmni preifat, neu
• 6 mis i’r DCC ar gyfer cwmni cyhoeddus.

Ar gyfer blynyddoedd ariannol yn dechrau cyn 6 Ebrill 2008, rhaid ichi fel arfer gyflwyno cyfrifon blynyddol i Dŷ’r Cwmnïau o fewn 10 mis i gyfeirnod cyfrifeg y cwmni yn achos cwmnïau preifat, ac o fewn 7 mis yn achos rhai cyhoeddus. Ond os yw cyfrifon cynta’r cwmni’n rhychwantu cyfnod sy’n hirach na 12 mis, yr amser mwyaf a gaiff ei ganiatáu yw 22 mis o’r dyddiad corffori (19 mis i gwmni cyhoeddus) neu 3 mis o’r DCC, p’un bynnag fo hiraf.

Argymhellwn eich bod yn anfon eich cyfrifon atom yn brydlon er mwyn sicrhau eu bod yn cyrraedd cyn y terfyn amser ar gyfer ffeilio. I’ch helpu i ffeilio cyfrifon mewn pryd, byddwn yn anfon nodyn atgoffa i swyddfa gofrestredig y cwmni 6 i 8 wythnos cyn bod y cyfrifon yn ddyledus. Lle bo’r terfyn amser ar gyfer ffeilio’n syrthio ar ddydd Sul neu Ŵyl Banc, mae’r gyfraith o hyd yn mynnu’ch bod yn ffeilio cyfrifon derbyniol erbyn y dyddiad hwnnw. Felly, dylech chi ofalu eich bod yn eu hanfon mewn pryd i gyrraedd cyn terfyn amser o’r fath. Os hoffech chi wybod eich terfyn amser ar gyfer ffeilio, cysylltwch â ni ar 0303 1234 500.

Os bydd y cwmni’n ffeilio cyfrifon gyda Thŷ’r Cwmnïau y tu allan i’r amser a gaiff ei ganiatáu ar gyfer ffeilio, bydd y cwmni’n agored i gosb ffeilio hwyr. Gellid hefyd erlyn cyfarwyddwyr y cwmni, gan eu bod yn bersonol gyfrifol am sicrhau eu bod yn cyflwyno dogfennau’n brydlon. Mae gwybodaeth bellach am gosbau sifil i’w chael yn ein llyfryn ‘Cosbau Ffeilio Hwyr’.

Os nad yw’ch cwmni erioed wedi masnachu, cewch chi ffeilio cyfrifon cwmni segur ar-lein. Ymwelwch â’n gwefan www.companieshouse.gov.uk i fanteisio ar ein gwasanaeth WebFiling. Mae’r gwasanaeth hwn ar gael i gyflwyno data rhwng 7am a chanol nos, ddydd Llun i ddydd Sadwrn.

Mae gwybodaeth bellach am gosbau sifil i’w chael yn ein llyfryn ‘Cosbau Ffeilio Hwyr’.

10. Pwy sy’n gyfrifol am baratoi’r cyfrifon?

Rhaid i gyfarwyddwyr pob cwmni baratoi cyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol. Rhaid i Fwrdd Cyfarwyddwyr y cwmni gymeradwyo’r cyfrifon a threfnu iddyn nhw gael eu llofnodi ar eu rhan cyn eu hanfon i Dŷ’r Cwmnïau o fewn yr amser a ganiateir ar gyfer ffeilio (gweler cwestiwn 9).

11. Oes rhaid i’r cwmni osod ei gyfrifon gerbron cyfarfod cyffredinol?

Mae’n rhaid i gwmni cyhoeddus osod ei gyfrifon gerbron yr aelodau mewn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol o hyd. Does dim rheidrwydd statudol mwyach i gwmnïau preifat osod eu cyfrifon gerbron yr aelodau mewn cyfarfod cyffredinol. Lle mae erthyglau cwmni preifat yn dweud yn gyfredol fod rhaid i’r cwmni gyflwyno’i gyfrifon i’r aelodau mewn cyfarfod cyffredinol, caiff fabwysiadu penderfyniad i ddileu’r ddarpariaeth honno.

12. Beth yw’r memorandwm a’r erthyglau cymdeithasiad?

Y dogfennau hyn sy’n llywodraethu’r cwmni.

Mae’r memorandwm yn nodi:

• enw’r cwmni;
• lleoliad y swyddfa gofrestredig (yng Nghymru a Lloegr [sef, unrhyw le yn  y naill neu’r llall], yng Nghymru’n unig neu yn yr Alban);
• beth a wnaiff (ei amcanion);
• manylion y math o gwmni;
• ei gyfalaf cyfrannau, os oes cyfrannau gan y cwmni.

Mae’r erthyglau yn gosod y rheolau ar gyfer rhedeg materion mewnol y cwmni.

O bryd i’w gilydd, gall fod angen newid y dogfennau hyn. Fe wneir newidiadau felly drwy benderfyniad arbennig neu benderfyniad ysgrifenedig (a gaiff ei gynnig fel penderfyniad arbennig). Er enghraifft, os dymuna’r cwmni newid ei enw, fe wnaiff hynny drwy fabwysiadu penderfyniad arbennig. Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn codi ffi o £10 am gofrestru’r newid ac yn rhoi tystysgrif newid enw. Rhaid ichi gofrestru penderfyniadau’n newid y memorandwm a’r erthyglau cymdeithasiad yn Nhŷ’r Cwmnïau.

I gael rhagor o wybodaeth am benderfyniadau i newid y memorandwm a’r erthyglau cymdeithasiad, gweler ein llyfryn ‘Penderfyniadau’; ac ar gyfer enwau cwmni, gweler ein llyfryn ‘Enwau Cwmni’.

13. Pa ddogfennau eraill y mae’n rhaid imi eu ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau?

Mae hysbysiadau eraill y gall fod angen ichi eu ffeilio yn cynnwys:

• hysbysiad am gynyddu neu newid y cyfalaf cyfrannau - defnyddiwch Ffurflen 123 neu 122 fel y bo’n briodol;
• manylion morgeisiau ac arwystlon - defnyddiwch Ffurflen 395 (Ffurflen 410 i gwmnïau wedi eu cofrestru yn yr Alban);
• amrywiol benderfyniadau cwmni - gweler ein llyfryn ‘Penderfyniadau’ (Deddf Cwmnïau 1985 a Deddf Cwmnïau 2006);
• hysbysiad bod y cwmni wedi ymddatod, wedi mynd i ddwylo derbynnydd, wedi mynd i ddwylo gweinyddydd neu wedi mabwysiadu trefniadau gwirfoddol - gweler ein llyfryn ‘Ymddatod ac Ansolfedd’ (neu ‘Liquidation and Insolvency (Scotland)’ i gwmnïau wedi eu cofrestru yn yr Alban).

Pryd bynnag y cwblhewch chi ddogfen, dyfynnwch bob amser rif y cwmni. Dyma adnabyddiaeth unigryw’r cwmni. Fe welir y rhif ar dystysgrif gorffori’r cwmni neu fe gewch hyd iddo’n ddi-dâl drwy ddefnyddio gwasanaeth WebCheck ar ein gwefan (http://www.companieshouse.gov.uk/info).

Brig
PENNOD 3

Fel y soniwyd ym mhennod 1, mae cwmni’n segur os na chafodd ‘drafodion cyfrifeg arwyddocaol’ yn ystod y cyfnod ariannol. Mae trafodyn cyfrifeg arwyddocaol yn un y dylai’r cwmni ei gynnwys yn ei gofnodion cyfrifeg. Wrth ystyried a yw cwmni’n segur, cewch chi ddiystyru’r trafodion ariannol canlynol:

• taliad am gyfrannau wedi eu cymryd gan danysgrifwyr i’r memorandwm cymdeithasiad;
• ffioedd wedi eu talu i’r Cofrestrydd Cwmnïau am newid enw’r cwmni, ailgofrestru’r cwmni a ffeilio cyfrifon blynyddol; a hefyd
• talu cosb sifil am ffeilio cyfrifon yn hwyr.

2. Beth yw’r amodau y mae’n rhaid i gwmni segur eu bodloni i gael ei eithrio rhag archwilio ariannol?

Caiff cwmni segur ei eithrio rhag archwilio ffurfiol ar gyfer y flwyddyn ariannol dan sylw:

• os yw’n segur ers ei ffurfio, neu

• os yw’n segur ers diwedd y flwyddyn ariannol flaenorol a’i fod yn cwrdd â’r amodau canlynol:
  
  a. bod y cwmni â hawl i baratoi cyfrifon unigol yn unol â’r drefn cwmnïau bach
  b. nad yw’n ofynnol i’r cwmni baratoi cyfrifon grŵp
  c. ei fod yn gymwys fel ‘cwmni bach’ ar gyfer y flwyddyn honno (gweler cwestiwn 3), neu y byddai wedi bod yn gymwys oni bai am y ffaith ei fod yn gwmni cyhoeddus neu’n aelod o grŵp anghymwys.
  

Ni chaiff cwmni fanteisio ar eithriad rhag archwilio ariannol fel cwmni segur os oedd, unrhyw adeg yn ystod y flwyddyn ariannol dan sylw:

• yn gwmni yswiriant awdurdodedig, yn gwmni bancio, yn ddosbarthydd e-arian;
• yn gwmni buddsoddi o dan y Gyfarwyddeb Marchnadoedd Offerynnau Cyllidol (MiFID) neu’n gwmni rheoli’n perthyn i UCITS;
• yn gwmni’n dilyn gweithgarwch yn y farchnad yswiriant; neu
• yn gwmni lle mynnir archwiliad ariannol gan aelod neu aelodau sy'n dal o leiaf 10% o werth nominal y cyfalaf cyfrannau dosbarthedig, neu sy'n dal 10% o unrhyw ddosbarth o gyfrannau, neu - yn achos cwmni wedi ei gyfyngu drwy warant - gan 10% o nifer ei aelodau.  Dylai’r galw am i’r cyfrifon gael eu harchwilio fod ar ffurf hysbysiad i’r cwmni, wedi ei adneuo yn y swyddfa gofrestredig o leiaf fis cyn diwedd y flwyddyn ariannol dan sylw. Ni ellir rhoi’r hysbysiad cyn y flwyddyn ariannol y cyfeiria ati.

Nid oes gan gwmni hawl i eithriad rhag archwilio ariannol fel cwmni segur oni bai bod ei fantolen yn cynnwys y datganiadau angenrheidiol – gweler ein llyfryn canllaw ‘Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg’ am fanylion llawn.

3. Beth sy’n gymwys fel cwmni bach?

Er mwyn manteisio ar yr eithrio rhag archwiliad ariannol, mae’n rhaid i’r cwmni fod yn segur ac yn gymwys fel un ‘bach’. Os buodd y cwmni’n masnachu yn y gorffennol, yna i fod yn gymwys fel un bach mewn blwyddyn ariannol arbennig, mae’n rhaid iddo fodloni’r amodau cymhwyso yn ystod y flwyddyn honno a’r flwyddyn ariannol flaenorol.

I fod yn gymwys, mae’n rhaid i’r cwmni fodloni o leiaf dau o’r amodau canlynol:

• rhaid i’r trosiant busnes blynyddol beidio â bod yn fwy na £5.6 miliwn;
• rhaid i gyfanswm y fantolen beidio â bod yn fwy na £2.8 miliwn;
• rhaid i nifer cyfartalog y gweithwyr beidio â bod yn fwy na 50.
  

4. Pa eithrio sydd ar gael?

Gall cwmnïau segur sy’n gymwys ac sydd am fanteisio ar y trefniadau hawlio gael eu heithrio rhag archwiliad ariannol.

Dim ond paratoi a chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau fantolen gryno a nodiadau y mae’n rhaid i gwmnïau segur sy’n breifat ei wneud. Does dim rhaid cynnwys cyfrif elw a cholled nac adroddiad cyfarwyddwyr mewn cyfrifon segur a ffeilir yn Nhŷ’r Cwmnïau; ond mae’n rhaid i adroddiad cyfarwyddwyr ac o bosib cyfrif elw a cholled - os buodd y cwmni’n masnachu yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol - gael eu dosbarthu ymhlith yr aelodau.

Rhaid i gwmnïau cyhoeddus sy’n segur baratoi a chyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau fantolen a nodiadau, adroddiad cyfarwyddwyr ac o bosib cyfrif elw a cholled, os buodd y cwmni’n masnachu yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol.

Ar yr amod bod y cyfrifon yn cael eu paratoi mewn ffordd sy’n cydymffurfio â’r gofynion, does dim rhaid i gyfrifydd proffesiynol eu llunio. Ond os ydych yn ansicr sut i baratoi set o gyfrifon, hwyrach yr hoffech chi ymgynghori â chyfrifydd proffesiynol cyn eu paratoi.

Ni fydd y cyfrifon a anfonwch chi i Dŷ’r Cwmnïau yn cael eu dychwelyd atoch – cymerwch unrhyw gopïau y gall fod arnoch eu hangen cyn eu hanfon.

Mae gwiriadau mewnol ynghlwm wrth gyfrifon a gaiff eu cyflwyno ar-lein i atal camgymryd a hepgor cyffredin. Os dewiswch chi gyflwyno cyfrifon i Dŷ’r Cwmnïau ar bapur, gofalwch eich bod wedi:

• dyfynnu’r rhif cwmni a’r enw cwmni cywir;
• dyddio’r fantolen;
• cynnwys yr holl ffigurau perthnasol ar gyfer y flwyddyn gyfredol a’r flwyddyn flaenorol;
• cynnwys yr holl ddatganiadau i gwmni segur gael ei eithrio rhag archwilio ariannol;
• dweud pryd y cafodd y cyfrifon eu cymeradwyo; a hefyd
• trefnu i’r fantolen gael ei llofnodi gan gyfarwyddwr islaw’r holl ddatganiadau.
  

Mae’n rhaid i gyfarwyddwr lofnodi’r fantolen o dan yr holl ddatganiadau. Gwrthodwn fwy o gyfrifon papur am eu bod heb eu llofnodi nag am unrhyw reswm arall.

5. Beth sy’n digwydd os bydd fy nghwmni’n ailddechrau masnachu?

Bydd y cwmni’n peidio â bod yn rhydd rhag archwilio ariannol fel cwmni segur:

• os bydd yn dechrau gweithgarwch busnes neu’n dechrau masnachu yn ystod y cyfnod ariannol; neu
• os daw’n anghymwys am ryw reswm arall.

Pe digwyddai’r naill neu’r llall o’r rhain, byddai angen cyflwyno cyfrifon llawn ar gyfer y flwyddyn ariannol pryd y peidiodd y cwmni â chael ei eithrio, ac efallai y byddai eisiau i’r cyfarwyddwyr benodi archwilwyr ariannol i’r cwmni. Mae’n bosib, fodd bynnag, y byddai’r cwmni’n gymwys i’w eithrio fel cwmni o faint canolig neu fach. Mae rhagor o wybodaeth am y gofynion archwilio i gwmnïau ac am eithrio cwmnïau bach rhag archwilio ariannol i’w chael yn ein llyfryn ‘Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg’.

Ni all Tŷ’r Cwmnïau wybod amgylchiadau a threfniadau ariannol eich cwmni, felly ni allwn eich helpu i baratoi set o gyfrifon.

Pennod 4
Cwmnïau Segur “Byth wedi Masnachu”

1. Alla i gael ffurflen safonol ar gyfer cyfrifon segur gan Dŷ’r Cwmnïau?

Darparwn Ffurflen DCA (Dormant Company Accounts) y gallwch ei llenwi ar-lein yn www.companieshouse.gov.uk/seclogin - mae’n addas i gwmnïau segur nad ydyn nhw erioed wedi masnachu. Fodd bynnag, os nad oes gennych chi’r cyfleustra i ffeilio ar-lein, gallwch lawrlwytho ffurflen DCA oddi ar ein gwefan neu archebu ffurflen bapur drwy’r Canolfan Cysylltu ar 0303 1234 500. Er mwyn symlrwydd, cafodd y ffurflen ei dylunio i adlewyrchu dim ond trefniadau ar gyfer rhoi cyfrannau i danysgrifwyr a gytunodd i gymryd cyfrannau o’r fath o dan y memorandwm. Ni ellir defnyddio’r ffurflen i gofnodi trafodion eraill. Mae’r llifsiart isod yn dangos pryd mae modd defnyddio Ffurflen DCA a phryd y bydd angen diwyg manylach i’r fantolen.

Peidiwch â defnyddio’r ffurflen hon os ydych chi’n paratoi cyfrifon yn unol â Safonau Cyfrifeg Rhyngwladol IAS),

Pryd i ddefnyddio Ffurflen DCA

2. Cwmnïau sy’n segur ers eu corffori

Yn unol â’r diffiniad, dim ond y trafodion ariannol canlynol y caiff y cwmnïau hyn fod wedi eu dilyn:

• rhoi cyfrannau i danysgrifwyr a gytunodd i gymryd cyfrannau o’r fath o dan y memorandwm;
• fioedd a gafodd eu talu i’r Cofrestrydd Cwmnïau am newid enw’r cwmni, ailgofrestru’r cwmni a ffeilio ffurflenni blynyddol; a hefyd
• talu cosb sifil am ffeilio cyfrifon yn hwyr.

Gall fod modd i’r cwmnïau hyn ffeilio’u cyfrifon statudol yn Nhŷ’r Cwmnïau drwy lenwi Ffurflen DCA.

Gellir llenwi ffurflen bob blwyddyn cyhyd ag yr erys y cwmni’n segur a’i fod yn cwrdd â’r amodau uchod.

3. Cwmnïau a aeth yn segur

Rhaid i’r cwmnïau hyn fod yn segur yn y flwyddyn ariannol gyfredol, ond byddan nhw wedi dilyn trafodion yn ystod cyfnodau cynharach. Gall y trafodion hyn fod wedi arwain at falansau gweddilliol yn y fantolen ar gyfer y flwyddyn gyfredol. Os felly, nid yw Ffurflen DCA yn addas gan nad oes ynddi ddarpariaeth ar gyfer balansau o’r fath. Os nad oes balansau gweddilliol, ar wahân i rai’n cyfeirio at ddosbarthu cyfrannau ymhlith tanysgrifwyr, gall Ffurflen DCA fod yn addas o hyd.

Fel arall, gall y gofynion hysbysu a datgelu ar gyfer y cwmnïau hyn fod yn amrywiol a chymhleth. Os na allwch chi ddefnyddio Ffurflen DCA, naill ai oherwydd bod y cwmni wedi masnachu yn y gorffennol neu fod asedion gweddilliol i’w dangos ar y fantolen, gweler ein llyfryn canllaw ‘Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg’ sy’n cynnwys patrymau mantolen enghreifftiol.

Brig
PENNOD 5
Gwybodaeth bellach

1. Sut dylwn i anfon gwybodaeth at y Cofrestrydd?

Y ffordd fwyaf diogel i anfon gwybodaeth statudol i Dŷ’r Cwmnïau yw defnyddio’n gwasanaethau ffeilio ar-lein. I gael rhagor o wybodaeth a manylion am sut i gofrestru, edrychwch ar ein gwefan www.companieshouse.gov.uk

Gallwch chi gyflwyno dogfennau i’r Cofrestrydd â llaw (yn bersonol neu drwy negesydd), gan gynnwys y tu allan i oriau swyddfa, dros wyliau banc a thros y penwythnos i Gaerdydd, Llundain a Chaeredin.

Gallwch chi hefyd gyflwyno dogfennau drwy’r post, drwy’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) neu drwy’r Post Cyfreithiol (LP) yn yr Alban.

Os anfonwch chi ddogfennau drwy'r post, byddwch cystal â’u cyfeirio at:

Os ydych yn anfon dogfennau drwy’r post, drwy negesydd neu drwy’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) a’ch bod yn dymuno cael derbynneb, bydd Tŷ’r Cwmnïau yn rhoi nodyn cydnabod os amgaewch chi gopi o’ch llythyr eglurhaol gydag amlen stampiedig ac arni eich cyfeiriad dychwelyd. Bydd y côd bar a roddwn ar eich llythyr yn cyfleu’r dyddiad dod i law ac fe ddychwelwn y copi yn yr amlen a ddarparwch chi.

Sylwer: Nid yw cydnabyddiaeth dod i law yn golygu bod dogfen wedi ei derbyn i’w chofrestru yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn anfon nodyn cydnabod awtomatig drwy’r e-bost ar gyfer pob cyflwyniad o dan drefn WebFiling, ynghyd ag e-bost ychwanegol yn dweud a gafodd y ddogfen ei derbyn neu ei gwrthod.

Sylwer: Nid yw Tŷ’r Cwmnïau yn derbyn cyfrifon na dogfennau statudol eraill dros beiriant ffacs.

Mae hwn yn un o gyfres o lyfrynnau gan Dŷ’r Cwmnïau sy’n rhoi canllaw syml i’r Ddeddf Cwmnïau.

Mae ffurflenni statudol a llyfrynnau canllaw ar gael, yn rhad ac am ddim, gan Dŷ’r Cwmnïau. Y ffordd gyflymaf i’w sicrhau yw drwy’r wefan hon neu drwy ffonio 0303 1234 500.

Gellir hefyd gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfreithiol, cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid llunio cwmnïau.cyfeiriadau mewn llyfrau ffôn ar gyfer busnesau.