Cliciwch yma i weld fersiwn Saesneg y Llyfryn Canllaw hwn (gan agor mewn ffenestr arall)

Fel yr addaswyd gan Ddeddf Cwmnïau 2006

Cyfarwyddwyr ac Ysgrifenyddion

GBA1CYM Hydref 2008 - Fersiwn 16

Rhaid bod yn ymwybodol o’r canlynol wrth ddarllen y nodiadau canllaw hyn:

Mae rhai (ond nid y cyfan) o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 2006 wedi dod i rym.  Gan hynny, mae rhai o ddarpariaethau Deddf Cwmnïau 1985 yn dal yn berthnasol.  Rydym wedi ceisio gwneud yn glir drwy’r holl nodiadau hyn, gymaint â phosib, pa Ddeddf sy’n berthnasol.  Os hoffech chi wybod pa ddarpariaethau yn y Deddfau priodol sydd mewn grym, galwch heibio i’n gwefan www.companieshouse.gov.uk Mae dolen ar ein gwefan hefyd i wefan BERR (Yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio) http://www.berr.gov.uk/bbf/co-act-2006/, lle gallwch chi weld rhagor o wybodaeth. Mae rhai darpariaethau yn y Ddeddf newydd yn amodol ar drefniadau trosiannol. Cyhyd â phosib, eglurwn hyn yn y canllaw hwn a rhown fanylion ar ein gwefan

Mae un cam terfynol yng ngweithrediad Deddf Cwmnïau 2006 a drefnwyd ar gyfer Hydref 2009. Byddwn yn diweddaru unrhyw nodiadau canllaw a effeithir gan y gweithrediadau hynny ar y pryd. Efallai yr hoffech chi gadw golwg ar ein gwefan hefyd lle byddwn yn cyhoeddi rhagor o wybodaeth wrth i’r broses o weithredu barhau, er mwyn ichi gael mynediad at y newyddion diweddaraf.

Tan fis Hydref 2009, mae’r nodiadau canllaw hyn yn gymwys yn unig i gwmnïau wedi eu ffurfio ym Mhrydain Fawr (Cymru, Lloegr a’r Alban). Bwriedir wedyn i’r system ar wahân ar gyfer Gogedd Iwerddon ymdoddi i system gyfunol ar gyfer y Deyrnas Unedig i gyd.

Cynnwys

Brig

Cyflwyniad

Rhaid i'r cyfarwyddwr, neu'r cyfarwyddwyr, reoli materion y cwmni yn unol â'r erthyglau cymdeithasiad ac â'r gyfraith. Mae rhai cyfrifoldebau'n gymwys i bob cyfarwyddwr, p'un a fo'n weithredol neu'n anweithredol, ac i bob math o gwmni, p'un a fo'n masnachu neu beidio. Mae rhai dyletswyddau wedi’u nodi i’r ysgrifennydd cwmni yn y ddeddfwriaeth, a gall yr erthyglau neu’r cyfarwyddwyr bennu eraill iddo/iddi.

Rhaid i gwmnïau preifat fod ag o leiaf un cyfarwyddwr. Rhaid i gwmnïau cyfyngedig cyhoeddus fod ag o leiaf dau gyfarwyddwr, ynghyd ag ysgrifennydd. Does dim rhaid i gwmni cyfyngedig preifat fod ag ysgrifennydd cwmni ond caiff ddewis cynnwys yn ei erthyglau ofyniad y dylai fod un. O 1 Hydref 2008 ymlaen, bydd yn rhaid i bob cwmni – preifat neu gyhoeddus – fod ag o leiaf un cyfarwyddwr sy’n berson naturiol, h.y, yn unigolyn, ac sydd o leiaf yn 16 oed.

Bydd unrhyw gwmni nad oedd ond â chyfarwyddwyr corfforaethol ar 8 Tachwedd 2006 (y dydd y cafodd Deddf Cwmnïau 2006 gymeradwyaeth y Frenhines) yn cael tan 1 Hydref 2010 i benodi cyfarwyddwr sy’n berson naturiol.

Bydd unrhyw gyfarwyddwr a benodwyd cyn 1 Hydref 2008 ac oedd heb gyrraedd 16 oed cyn y dyddiad hwnnw yn rhoi heibio’n awtomatig i fod yn gyfarwyddwr ar 1 Hydref 2008.

Os oes arnoch chi angen rhagor o wybodaeth, cysylltwch â +44 (0)303 1234 500.

Mae'r canllaw hwn:

• yn egluro rhai o brif gyfrifoldebau swyddogion y cwmni; ac
• yn delio â rhai o’r gofynion allweddol gyda golwg ar gyflwyno dogfennau i Dŷ'r Cwmnïau.

Ni fydd y canllaw hwn yn dweud wrthych chi'r cyfan am fod yn gyfarwyddwr neu'n ysgrifennydd, ond fe fydd yn rhoi ichi syniad go lew am eich cyfrifoldebau gyda golwg ar Dŷ'r Cwmnïau.

Brig

Pennod 1
Cwmnïau cyfyngedig: yr elfennau

1. Oes gwir angen cwmni cyfyngedig arna i?

Nid cwmnïau yw'r mwyafrif o fusnesau. Mae rhesymau amrywiol dros fod â chwmni: er enghraifft, gallent gynnwys bod yn berchen ar eiddo, sicrhau cronfeydd buddsoddi, trethiant neu ryngberthynas gontract. Bydd llawer o fusnesau'n gweithredu'n foddhaol fel unig fasnachwyr neu bartneriaethau.

Y pwynt allweddol i'w gydnabod yw bod cwmni yn endid ar wahân.

• Mae hyn yn golygu ei fod yn berson cyfreithiol ynddo'i hun; ac
• Mae'n bodoli ar wahân i'r rhai sy'n ei berchnogi neu'n ei redeg, ac mae iddo 'atebolrwydd cyfyngedig'. (oni bai bod ei berchnogion yn dewis bod ag atebolrwydd anghyfyngedig).

Mae hyn yn golygu, os bydd y cwmni'n ymddatod, mai'r cyfan y bydd gofyn i'r bobl sy'n perchnogi'r cwmni ei dalu fydd yr hyn a dalwyd ganddynt yn barod neu yr hyn y buodd iddynt gytuno i'w dalu tuag at fodloni ei ddyledion - fel arfer yr hyn a dalwyd ganddynt neu y gwnaethant gytuno i’w dalu am eu cyfrannau.

3. Sut dylwn i sefydlu cwmni cyfyngedig?

Mae sawl ffordd o gorffori cwmni. - Am fanylion penodol, gweler ein canllawiau 'Ffurfio Cwmnïau' ac 'Enwau Cwmni'.

4. Beth alla i ei wneud â chwmni dieisiau?

Os penderfynwch chi nad oes arnoch angen cwmni a sefydlwyd gennych, dylech ystyried trefnu iddo ymddatod yn wirfoddol. Neu gall fod modd ichi wneud cais am iddo gael ei ddileu o’r gofrestr.

Bydd ein canllawiau 'Ymddatod ac Ansolfedd' a 'Dileu o'r Gofrestr, Diddymu ac Adfer' yn rhoi ichi ragor o wybodaeth am y pynciau hyn.

Brig

Pennod 2
Swyddogaeth cyfarwyddwr cwmni

1. A gaiff unrhyw un fod yn gyfarwyddwr?

At ei gilydd, mater i'r aelodau yw penodi'r bobl y credant y byddant yn rhedeg y cwmni'n dda ar eu rhan. Yr unig gyfyngiadau sy'n atal rhywun rhag mynd yn gyfarwyddwr yw:

• rhaid iddo/i beidio â bod wedi ei (g)wahardd rhag gweithredu'n gyfarwyddwr cwmni (oni roes y llys iddo/i ganiatâd i weithredu dros gwmni arbennig); 
• rhaid iddo/i  beidio â bod yn fethdalydd heb ei r(h)yddhau (oni roes y llys iddo/i ganiatâd i weithredu dros gwmni arbennig).

O 1 Hydref 2008 ymlaen, bydd unrhyw gyfarwyddwr sydd heb gyrraedd 16 oed yn rhoi heibio i fod yn gyfarwyddwr. Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn rhoi hysbysiad ar y gofrestr gyhoeddus i ddangos bod y penodiad wedi dod i ben. Bydd yn rhaid i’r cwmni ddiwygio’i gofrestr gyfarwyddwyr i ddangos bod y penodiad wedi dod i ben. O ganlyniad, os caiff y cwmni ei adael heb gyfarwyddwr cymwys bydd yn methu bodloni’r gofynion a bydd angen iddo benodi o leiaf un cyfarwyddwr.

2. Beth yw dyletswyddau’r Cyfarwyddwr i’r cwmni ?

Am y tro cyntaf, mae dyletswyddau cyfarwyddwyr i’r cwmni wedi eu gosod yn Neddf Cwmnïau 2006, ond mae’r darpariaethau perthnasol yn dod i rym mewn dau gam: daeth y mwyafrif o Bennod 2 o Ran 10 o Ddeddf 2006 (Dyletswyddau cyffredinol cyfarwyddwyr) i rym ar 1 Hydref 2007; ond bydd yr adrannau sy’n ymwneud â’r ddyletswydd i osgoi gwrthdrawiad buddiannau, i beidio â derbyn buddion gan drydydd partïon, ac i ddatgelu buddiant mewn trafodyn neu drefniant arfaethedig â’r cwmni (a darpariaethau cysylltiedig)  yn dod i rym ar 1 Hydref 2008. Gynt, roedd dyletswyddau cyffredinol cyfarwyddwyr wedi eu cynnwys o fewn y gyfraith achosion. Gweler gwefan yr Adran Busnes, Menter a Diwygio Rheoleiddio www.berr.gov.uk am fanylion pellach.

3. Beth yw cyfrifoldebau cyfarwyddwr gyda golwg ar Dŷ'r Cwmnïau?

Mae gan bob cyfarwyddwr cwmni gyfrifoldeb personol i gyflwyno dogfennau statudol i Dŷ'r Cwmnïau  pan fydd hynny'n ofynnol yn ôl y Deddfau Cwmnïau. Mae’r rhain yn cynnwys yn fwyaf arbennig:

• gyfrifon  
• ffurflenni blynyddol; a
• hysbysiad o newid cyfarwyddwyr neu ysgrifenyddion, neu o newid eu manylion personol Ffurflenni 288a, 288b, neu 288c) 

At hyn, y cyfarwyddwyr fel arfer fydd yn rhoi gwybod am newid y swyddfa gofrestredig (Ffurflen 287).

Gallwch chi roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am unrhyw rai o’r newidiadau uchod ar-lein drwy WebFiling, drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas, neu drwy anfon dogfennau papur atom drwy’r post.

Mae Pennod 4 yn crynhoi'r hyn y mae'n rhaid i gwmni cyfyngedig ei anfon i Dŷ'r Cwmnïau.

4. Beth sy'n digwydd os na chyflwyna i gyfrifon neu ffurflenni blynyddol i Dŷ'r Cwmnïau?

Fel cyfarwyddwr cwmni, gallwch chi gael eich erlyn gan Dŷ’r Cwmnïau am fethu â chyflwyno’r dogfennau hyn yn brydlon. Tramgwydd troseddol yw hyn ac o’i gollfarnu gall cyfarwyddwr gael ei ddirwyo hyd at £5,000 gan y llys am bob tramgwydd. Caiff cosb sifil ar wahân ei gosod ar y cwmni am ffeilio cyfrifon yn hwyr.

Os cred Tŷ'r Cwmnïau nad yw'r cwmni'n dilyn busnes nac yn gweithredu mwyach, gallwn, ar ôl ysgrifennu i’r cwmni i weld a yw hyn yn wir, ddileu ei enw o'r gofrestr a'i ddiddymu. Os digwydd hynny, bydd holl asedion y cwmni, gan gynnwys ei gyfrif banc a'i eiddo, at ei gilydd yn mynd yn eiddo i'r Goron. Unwaith bod cwmni wedi ei ddiddymu, dim ond drwy orchymyn llys y gallwch chi ei adfer i’r gofrestr. Gweler ein canllaw ‘Dileu o’r Gofrestr, Diddymu ac Adfer’ am fanylion pellach

5. A gaiff cyfarwyddwyr eu herlyn yn wirioneddol?

Cânt. Ar gyfartaledd, erlynwn fwy na 1,600 o gyfarwyddwyr bob blwyddyn am fethu â chyflwyno cyfrifon a ffurflenni i Dŷ’r Cwmnïau’n brydlon. Gall methiant cyson i gyflwyno dogfennau statudol yn brydlon arwain hefyd at wahardd cyfarwyddwr gan y llys rhag cymryd rhan yn rheolaeth cwmni, a hynny am gyfnod penodedig.

6. Beth os cyflwyna i’r cyfrifon yn hwyr?
Os bydd cwmni’n ffeilio’i gyfrifon yn hwyr gyda Thŷ’r Cwmnïau, bydd yn tynnu ‘cosb ffeilio hwyr’ yn awtomatig. Bydd y swm yn dibynnu ar ba mor hwyr y bydd y cyfrifon yn dod i law ac ai cwmni preifat neu gyhoeddus sydd dan sylw.  Mae’r cosbau hyn yn ychwanegol at unrhyw ddirwy a gaiff ei gosod gan lys – fel yr eglurir yng nghwestiwn 4 o’r bennod hon.

Am wybodaeth bellach, gweler ein canllawiau 'Cosbau Ffeilio Hwyr', a ‘Cyfrifon’.

7. Oes canlyniadau eraill yn sgil ffeilio’n hwyr neu fethu â ffeilio o gwbl?

Oes.  Gallai hynny effeithio ar gyfleoedd busnes yn y dyfodol, gan y caiff cwsmeriaid posib chwilio’n gwefan sy’n rhoi gwybodaeth ddi-dâl am ba gyfrifon sy’n ddyledus.  Gallai methiant i ffeilio neu unrhyw ffeilio hwyr gael effaith ar deilyngdod credyd y cwmni.

8. Sut gellir osgoi erlyn a chosbau ffeilo hwyr?

Gwnewch yn siŵr fod eich cwmni'n cydymffurfio'n brydlon â'i holl rwymedigaethau ffeilio, nid yn unig mewn cysylltiad â'i gyfrifon a'i ffurflenni blynyddol, ond hefyd mewn cysylltiad â phob dogfen arall sy'n ofynnol o dan y Ddeddf.

9. On'd yw fy nghyfrifydd i fod i wneud hyn oll?

Mae cyfrifoldebau'ch cyfrifydd yn dibynnu ar y cytundeb a dynnwyd gennych â nhw. Ond eiddo'r cyfarwyddwyr yn llwyr yw'r cyfrifoldeb am gyflwyno cyfrifon a dogfennau statudol eraill.

Dylech chi wneud yn siŵr fod gan eich cyfrifwyr yr holl wybodaeth angenrheidiol i baratoi'ch cyfrifon a’u harchwilio'n ffurfiol mewn pryd lle bo eisiau. Os bydd angen, rhowch brociad i'ch cyfrifwyr. Peidiwch â chymryd yn ganiataol eu bod nhw'n bwrw ymlaen â'r gwaith. Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn erlyn y cyfarwyddwyr nid y cyfrifwyr.

10. Pam bod angen yr wybodaeth hon ar Dŷ'r Cwmnïau?

Yn gyfnewid am fanteision masnachu ar sail atebolrwydd cyfyngedig, mae'n rhaid i gwmnïau gyflwyno gwybodaeth arbennig amdanyn nhw eu hunain i Dŷ'r Cwmnïau   Trefnir i’r wybodaeth hon fod ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd fel y gallant wneud penderfyniadau cytbwys o ran pa gwmnïau y gallant fod am fuddsoddi ynddynt neu wneud busnes â nhw.

Brig

Pennod 3
Swyddogaeth a dyletswyddau ysgrifennydd cwmni

1. Oes arna i angen ysgrifennydd cwmni?

O 6 Ebrill 2008 ymlaen, does dim rhaid i gwmni preifat fod ag ysgrifennydd (oni bai bod ei erthyglau cymdeithasiad yn mynnu’n benodol y dylai’r cwmni fod ag ysgrifennydd) Rhaid i gwmni preifat presennol sy’n penderfynu terfynu penodiad ei ysgrifennydd roi gwybod am y terfynu i Dŷ'r Cwmnïau ar Ffurflen 288b. Mae angen i gwmni cyhoeddus fod ag ysgrifennydd o hyd.

Pan benodwch ysgrifennydd, mae’n rhaid ichi roi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am y penodiad, am unrhyw newid manylion neu am derfynu’r penodiad.

2. Oes angen cymwysterau ar ysgrifennydd cwmni?

Does dim angen cymwysterau ffurfiol ar ysgrifennydd cwmni preifat.

Mae’n rhaid i ysgrifennydd cwmni cyfyngedig cyhoeddus fod â'r cymwysterau a gaiff eu hegluro isod.

Rhaid i gyfarwyddwr cwmni cyhoeddus wneud yn siŵr, mor bell ag y bo hynny'n rhesymol o ymarferol, fod yr ysgrifennydd, neu bob cyd-ysgrifennydd, yn berson yr ymddengys iddyn nhw ei f/bod â'r wybodaeth a'r profiad i gyflawni swyddogaethau ysgrifennydd cwmni. Yn ychwanegol, mae'n rhaid hefyd i'r ysgrifennydd fod yn berson sydd:

• yn aelod o unrhyw un o'r cyrff canlynol:
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Cymru a Lloegr;
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig yr Alban;
  -Cymdeithas Siartredig y Cyfrifwyr Ardystiedig;
  -Sefydliad Cyfrifwyr Siartredig Iwerddon;
  -Cymdeithas Siartredig y Cyfrifwyr Ardystiedig;
  -Sefydliad yr Ysgrifenyddion a'r Gweinyddwyr Siartredig;
  -Sefydliad Siartredig y Cyfrifwyr Rheoli; neu
  -Y Sefydliad Siartredig ar gyfer Cyllid Cyhoeddus a Chyfrifeg; neu
• yn dal swydd ysgrifennydd i gwmni cyfyngedig am o leiaf 3 o'r 5 mlynedd yn union cyn ei b/phenodi'n ysgrifennydd;
• yn fargyfreithiwr, yn adfocad neu'n gyfreithiwr a alwyd neu a dderbyniwyd mewn unrhyw ran o'r Deyrnas Unedig; neu

• yn rhywun yr ymddengys i'r cyfarwyddwyr ei f/bod yn alluog i gyflawni swyddogaethau ysgrifennydd cwmni oherwydd bod y person hwnnw yn dal, neu wedi dal, safle tebyg mewn corff arall neu ei f/bod / wedi bod yn aelod o gorff arall.

3. Beth yw swyddogaeth ysgrifennydd cwmni?

Er nad yw’r ddeddfwriaeth yn pennu rôl yr ysgrifennydd cwmni’n gyffredinol, gall yr ysgrifennydd ymgymryd â’r dyletswyddau canlynol fel rhan o’r drefn arferol:

(a) Cynnal y cofrestri statudol.

(b) Sicrhau bod ffurflenni statudol yn cael eu ffeilio'n brydlon. Gweler Pennod 4, Beth sy'n rhaid ichi ei anfon i Dŷ'r Cwmnïau', am ragor o wybodaeth.

(c) Rhybuddio aelodau a chyfarwyddwyr am gyfarfodydd. 

(ch) Dosbarthu penderfyniadau ysgrifenedig arfaethedig ymhlith yr aelodau a chyfleu i’r archwilwyr ariannol unrhyw benderfyniadau a gaiff eu mabwysiadu. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllaw ar ‘Benderfyniadau a Chyfarfodydd’.

(d) Anfon copïau o benderfyniadau a chytundebau i Dŷ'r Cwmnïau .

(dd) Darparu copi o'r cyfrifon i bob aelod o'r cwmni, pob dyledebydd a phawb sydd â hawl i gael rhybudd o gyfarfodydd cyffredinol

(e) Cadw, neu wneud trefniadau i gadw, copïau o bob rhyw benderfyniad a gaiff ei fabwysiadu gan yr aelodau (ar wahân i drwy gyfarfod cyffredinol), ynghyd â chofnodion yr holl drafodion a chyfarfodydd cyffredinol.

(f) Sicrhau bod pobl sydd â hawl i wneud yn cael archwilio cofysgrifau'r cwmni. 

(ff) Gwarchodaeth a defnydd sêl y cwmni. Does dim rhaid i gwmnïau fod â sêl mwyach, ond os oes un ganddyn nhw, yr ysgrifennydd fel arfer sy'n gyfrifol am ei gwarchod a'i defnyddio. (Gellir prynu seliau cwmni gan ddogfenwyr cyfreithiol ac asiantiaid ffurfio cwmnïau).

Gan mai swyddog cwmni yw’r ysgrifennydd, gall fod yn atebol o dan y gyfraith droseddol am unrhyw fethu cydymffurfio gan y cwmni. Er enghraifft, methiant i ffeilio – o fewn y cyfnod a ganiateir – unrhyw newid i fanylion cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd y cwmni, a ffurflen flynyddol y cwmni.

4. Oes gan ysgrifennydd cwmni unrhyw bwerau?

Nac oes, ond caiff lofnodi mwyafrif y ffurflenni y mae angen i gwmnïau eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau. 

5. Pa hawliau sydd gan ysgrifennydd cwmni?

Mae'r rhain yn dibynnu ar delerau ei g/chontract â'r cwmni.

Brig

Pennod 4
Beth sy'n rhaid ichi ei anfon i Dŷ'r Cwmnïau

Mae cyfarwyddwyr ac ysgrifenyddion cwmni'n gyfrifol am gyflwyno gwybodaeth i'r Cofrestrydd. Mae dros 200 o ffurflenni y gall cwmnïau eu ffeilio. Mae'r wybodaeth ganlynol yn ymwneud yn unig â'r ffurflenni a'r dogfennau mwyaf cyffredin y bydd cwmnïau'n eu defnyddio. Cewch chi gyflwyno rhan fwya’r wybodaeth ganlynol ar-lein drwy WebFiling, neu’n electronig drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas.  Am ragor o wybodaeth, trowch at ein gwefan www.companieshouse.gov.uk

1. Cyfrifon

Mae’n rhaid i bob cwmni, p’un a fo’n masnachu neu beidio, gadw cofnodion cyfrifeg; ac mae’n rhaid i bob cwmni cyfyngedig (a rhai cwmnïau anghyfyngedig) gyflwyno cyfrifon ar gyfer pob cyfnod cyfrifeg i Dŷ’r Cwmnïau.

At ei gilydd, mae’n rhaid i gyfrifon wedi'u paratoi gan y cyfarwyddwyr gynnwys:

• adroddiad cyfarwyddwyr ( gydag adolygiad busnes os nad yw’r cwmni’n gymwys fel un bach);
• adroddiad archwilydd ariannol (oni bai bod y cwmni’n fach, yn segur neu’n gwmni dielw sector-cyhoeddus sydd wedi'i eithrio rhag archwilio ariannol);
• cyfrif elw a cholled (neu gyfrif incwm a gwariant os nad yw'r cwmni'n masnachu i wneud elw);
• mantolen wedi'i llofnodi gan gyfarwyddwr;
• nodiadau i'r cyfrifon; a hefyd
• cyfrifon grŵp (lle bo'r rheiny'n addas).

Mae’n rhaid i gwmnïau cyhoeddus rhestredig baratoi hefyd adroddiad ar gydnabyddiaeth ariannol y cyfarwyddwyr.                                                                                                                               
Does dim rhaid i ’r rhain gael eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau gan bob cwmni: mae rheolau gwahanol ar gyfer cwmnïau bach, canolig, anrhestredig a rhestredig.

Nodyn – ni all y canllaw hwn drafod yr wybodaeth fanwl y mae’n rhaid i’r dogfennau hyn ei chynnwys – am hynny, gweler Deddf Cwmnïau 2006 a’r rheoliadau perthnasol. 

Mae'n canllaw 'Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg' yn rhoi rhagor o wybodaeth am baratoi a ffeilio cyfrifon ac am eithriadau rhag ffeilio, heb allu manylu ar yr wybodaeth y mae’n rhaid i’r dogfennau dan sylw ei chynnwys – am hyn gweler y ddeddfwriaeth berthasol. Gallech chi hefyd ystyried ymgynghori â chyfrifydd i gael cyngor.

Cewch chi gyflwyno cyfrifon wedi'u rhyddhau rhag archwilio ariannol, cyfrifon cryno a chyfrifon cwmn i segur (DCA) ar-lein.  Os gall y cwmni gyflwyno cyfrifon ar-lein, mae’n rhaid i’r fantolen gynnwys côd dilysu’r cwmni yn lle’r llofnod cyfarwyddwr a fyddai’n ofynnol ar gyfrifon papur.  Am ragor o wybodaeth ynghylch argaeledd a manylion cofrestru, trowch at ein gwefan www.companieshouse.gov.uk 

Mae cyfarwyddwyr yn bersonol gyfrifol am baratoi cyfrifon a'u cyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau. Gall methiant i wneud hynny arwain at gollfarn droseddol a record droseddu i'r cyfarwyddw(y)r a bydd yn golygu cosbau ariannol i'r cwmni.

2. Ffurflenni blynyddol (Ffurflen 363)

Mae’n rhaid i bob cwmni gyflwyno ffurflen flynyddol i Dŷ’r Cwmnïau o leiaf unwaith bob 12 mis. Caiff 28 diwrnod o ddiwrnod ola’r cyfnod a fodlonir gan y ffurflen i wneud hyn. Rhaid i bob cwmni dalu ffi flynyddol prosesu dogfennau o £30 gyda’r ffurflen flynyddol (neu £15 ar gyfer defnyddwyr ein gwasanaethau Software Filing neu WebFiling).

Peidiwch â chymysgu’r ffurflen flynyddol â’r cyfrifon blynyddol, gan eu bod yn ddogfennau gwahanol y mae’n rhaid ichi eu ffeilio yn Nhŷ’r Cwmnïau.

Cyflwynywd newid i’r wybodaeth y mae’n rhaid ichi ei rhoi am gyfranddeiliaid y cwmni yng nghyswllt ffurflenni blynyddol sy’n bodloni cyfnod yn dod i ben ar 1 Hydref 2008 neu ddiweddarach. Am ragor o wybodaeth ynghylch y newidiadau i’r ffurflen flynyddol, cyfeiriwch at ein canllaw ‘Ffurflen Flynyddol’.

I’ch helpu i fodloni’ ch gofynion ffeilio , byddwn yn anfon llythyr i swyddfa gofrestredig eich cwmni i’ch atgoffa pan ddaw’ch ffurflen flynyddol yn ddyledus. Bydd hwnnw’n eich cynghori sut i ffeilio’r ffurflen yn electronig drwy ddefnyddio’n gwasanaethau Sofware Filing neu WebFiling, gan mai dyma’r opsiwn hawsaf.

Os na allwch chi ffeilio ar-lein, cewch archebu copi papur o’r ffurflen flynyddol drwy’n Canolfan Cysylltu ar +44 (0)303 1234 500.

Nodwch: Ar hyn o bryd, mae nifer fach o gwmnïau ar y gofrestr heb allu manteisio ar ein Gwasanaeth WebFiling. Am ragor o wybodaeth, ewch i'n gwefan www.companieshouse.gov.uk os gwelwch yn dda.

3. Newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg - Ffurflen 225

Mae gan bob cwmni ddyddiad cyfeirnod cyfrifeg, sef y dyddiad y cyfeirir ato i bennu blwyddyn ariannol y cwmni. Rhaid paratoi ei gyfrifon ar gyfer pob blwyddyn ariannol.Gellir newid y dyddiad cyfeirnod cyfrifeg drwy ddefnyddio ffurflen newid dyddiad cyfeirnod cyfrifeg (Ffurflen 225). Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllaw 'Cyfrifon a Dyddiadau Cyfeirnod Cyfrifeg'.

4. Newid swyddfa gofrestredig - Ffurflen 287

Rhaid i bob cwmni fod â swyddfa gofrestredig. Dyma 'gartref' y cwmni, lle mae'n rhaid anfon pob dogfen swyddogol, hysbysiad a phapur llys. Rhaid i'r cyfeiriad fod yn lleoliad ffisegol, nid blwch swyddfa'r post yn unig. Y rheswm am hyn yw bod pobl â hawl i ymweld â'ch swyddfa i archwilio cofrestri a dogfennau arbennig, ac i gyflwyno dogfennau â llaw.

Gallwch chi newid cyfeiriad eich swyddfa gofrestredig drwy anfon Ffurflen 287 wedi ei chwblhau i Dŷ'r Cwmnïau. Dim ond wrth inni gofrestru'r ffurflen y daw'r newid i rym cyfreithiol. Caiff rhywun gyflwyno unrhyw ddogfen yn ddilys i’r cwmni yn y cyfeiriad a gafodd ei gofrestru’n flaenorol am gyfnod o 14 diwrnod ar ôl cofrestru’r ffurflen.

5. Newid cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd a'u manylion - Ffurflen 288a, 288b neu 288c

Rhaid rhoi gwybod i Dŷ'r Cwmnïau am unrhyw newid o ran cyfarwyddwyr neu ysgrifennydd y cwmni.

• Defnyddir Ffurflen 288(a) i benodi swyddog.
• Defnyddir Ffurflen 288(b) i derfyn penodiad swyddog (ymddiswyddo, diswyddo, marwolaeth, ac ati).
• Defnyddir Ffurflen 288(c) i newid manylion swyddog - er enghraifft, newid enw neu gyfeiriad preswyl.

Rhaid rhoi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am bob newid i fanylion cyfarwyddwyr ac ysgrifennydd o fewn 14 diwrnod i wneud y newid. Gallwch chi roi gwybod i Dŷ’r Cwmnïau am unrhyw rai o’r newidiadau uchod ar-lein drwy WebFiling neu drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas.

6. Clustnodi cyfrannau - Ffurflen 88(2)

Rhaid cyflwyno’r ffurflen hon i Dŷ'r Cwmnïau o fewn mis i glustnodi'r cyfrannau. Gallwch chi gyflwyno’r wybodaeth  ar-lein drwy WebFiling, drwy ddefnyddio pecyn Software Filing addas, neu drwy anfon dogfennau papur atom drwy’r post.

Mae'n canllaw 'Cyfalaf Cyfrannau' yn rhoi rhagor o wybodaeth am hyn.

7. Penderfyniadau

Rhaid ichi anfon i Dŷ'r Cwmnïau gopïau o unrhyw benderfyniadau arbennig a rhai mathau o benderfyniadau unfryd ac arferol o fewn 15 diwrnod i'w mabwysiadu gan y cwmni – mae'n canllaw 'Penderfyniadau' ( Deddf Cwmnïau 1985 neu 2006)  yn rhoi rhagor o wybodaeth am hyn.

8. Morgeisiau ac arwystlon

Mae’n rhaid ichi anfon i Dŷ’r Cwmnïau fanylion pob rhyw forgais neu arwystl a gaiff ei greu gan y cwmni ac y mae angen ei gofrestru, a hynny o fewn 21 diwrnod i’w greu.

Gweler ein canllaw 'Arwystlon a Morgeisiau Cwmni'

Brig

Pennod 5
Ansawdd dogfennau papur

1. Beth sy'n digwydd i ddogfennau a gaiff eu hanfon i Dŷ'r Cwmnïau?

Rydym yn sganio’r dogfennau a'r ffurflenni a gyflwynwch chi i Dŷ'r Cwmnïau i greu delwedd electronig. Wedyn, caiff y dogfennau gwreiddiol eu rhoi i gadw a defnyddir y ddelwedd electronig fel dogfen waith.

Wrth i aelod o’r cyhoedd adolygu cofnod y cwmni, fe wêl y ddelwedd electronig wedi ei hatgynhyrchu ar-lein. Felly, mae'n bwysig nid yn unig bod y gwreiddiol yn ddarllenadwy ond hefyd y gellir ei ddefnyddio i greu copi clir.

Mae'r bennod hon yn gosod ychydig o ganllawiau ansawdd i'w dilyn wrth baratoi dogfen i'w ffeilio yn Nhŷ'r Cwmnïau.

2. Beth sy'n digwydd os nad yw fy nogfennau'n bodloni'r canllawiau?

Mae adran 707B o Ddeddf Cwmnïau 1985 yn caniatáu i Dŷ'r Cwmnïau wrthod dogfennau a gafodd eu cyflwyno drwy’r dull electronig lle na ellir mo'u cipio i greu delwedd , gan roi rhybudd yn dweud pam eu bod nhw'n annerbyniol. Rhaid cyflwyno copi derbyniol o fewn 14 diwrnod i'r rhybudd (fel arall, byddwn yn ystyried bod y gwreiddiol heb ei gyflwyno).

3. Sut dylai dogfennau gael eu gosod?

Rhaid i bob dogfen bapur a gaiff ei chyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau nodi rhif cofrestru'r cwmni mewn lle amlwg, a rhaid iddi gydymffurfio ag unrhyw ofynion a bennir gan y Cofrestrydd gyda golwg ar eglurder y ddogfen honno.

Yn gryno, dylai dogfennau fod ar bapur gwyn plaen o faint A4 yn pwyso rhwng 80gsm a 100gsm gyda gorffeniad di-sglein. Dylai'r testun fod yn ddu, yn glir, yn ddarllenadwy ac o ddwysedd cyson. Rhaid i lythrennau a rhifau beidio â bod yn llai nag 1.8mm o uchder, gyda thrwch llinell sydd heb fod yn llai na 0.25mm.

Pwysig: gall inc lliw golli gafael (ddiflannu) wrth sganio dogfen i greu delwedd. I atal hyn, gofalwch bob amser ddefnyddio inc du i lenwi a llofnodi pob dogfen.

4. Beth yw'r problemau mwyaf cyffredin i'w hosgoi?

Cyfrifon sglein
Os ydych chi'n cynhyrchu cyfrifon sglein wedi eu hargraffu mewn lliwiau, neu gyfrifon sy’n cynnwys lluniau, byddwch cystal â chadw'r rheiny'n ôl i'ch cyfranddeiliaid ac eraill a fydd yn eu gwerthfawrogi. Bydd arnon ninnau angen testun du ar bapur gwyn gyda gorffeniad di-sglein o hyd. Mae fersiwn teipiedig heb ei rwymo neu broflen yr argraffwyr yn ddelfrydol, ar yr amod y cynhwysir y llofnodion angenrheidiol.

Rhestri aelodau
Mae'n gofynion o ran ansawdd dogfennau yr un mor gymwys i'r rhestri o gyfranddeiliaid a gaiff eu cyflwyno gyda ffurflenni blynyddol a ffurflenni clustnodi.

Os allbrintiau cyfrifiadur yw'r rhain, mae'n hanfodol i ansawdd yr argraffu fod yn dda. Cawn broblemau arbennig gyda rhestri wedi eu hargraffu ar bapur cyfrifiadur â llinellau gwyrdd. Gallwn drin rhestri aelodau ar bapur hyd at 14.5" x 12".

Byddwn yn derbyn dogfennau a gaiff eu cyflwyno ar rai mathau o microfiche (comfiche) wedi ei greu drwy gyfrifiadur ar sail prif gopi du – fel dewis arall yn lle papur – ar yr amod bod modd inni eu hatgynhyrchu ar ein peiriannau diaso.

Derbyniwn restrau aelodau maith ar ddisgiau CD-ROM, DVD-ROM a disgiau llipa. Gall hefyd fod modd inni dderbyn tâp magnetig ar gyfer rhestriadau maith iawn.

5. Alla i gael rhagor o wybodaeth am hyn?

Am ganllawiau pellach ynglŷn â'n gofynion argraffu , cysylltwch â +44 (0)303 1234 500.

Brig

Pennod 6
Gwybodaeth bellach

1. Sut mae anfon gwybodaeth i Dŷ'r Cwmnïau?

Y ffordd fwyaf diogel i anfon gwybodaeth statudol i Dŷ'r Cwmnïau yw defnyddio’n gwasanaethau ffeilio ar-lein. I gael rhagor o wybodaeth a manylion am sut i gofrestru, edrychwch ar ein gwefan www.companieshouse.gov.uk

Gallwch chi  gyflwyno dogfennau â llaw (yn bersonol neu drwy negesydd) i Dŷ’r Cwmnïau, gan gynnwys y tu allan i oriau swyddfa, dros wyliau banc a thros y penwythnos i Gaerdydd, Llundain a Chaeredin.

Gallwch chi hefyd gyflwyno dogfennau drwy’r post neu drwy’r Gw asanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX). Os anfonwch chi ddogfennau , byddwch cystal â’u cyfeirio at:

Os ydych chi’ n anfon dogfennau drwy'r post, drwy negesydd neu drwy’r Gwasanaeth Cyfnewid Dogfennau (DX) a'ch bod yn dymuno cael derbynneb, bydd Tŷ'r Cwmnïau yn darparu cydnabyddiaeth os amgaewch gopi o'ch llythyr eglurhaol gydag amlen stampiedig ac arni eich cyfeiriad dychwelyd. Bydd y côd bar a roddwn ar eich llythyr yn cyfleu'r dyddiad dod i law ac fe ddychwelwn y copi yn yr amlen a ddarparwch.

Sylwer: Nid yw cydnabyddiaeth dod i law yn golygu bod dogfen wedi ei derbyn i'w chofrestru yn Nhŷ'r Cwmnïau.

Bydd Tŷ’r Cwmnïau yn anfon nodyn cydnabod awtomatig ar ffurf e-bost ar gyfer pob cyflwyniad o dan drefn WebFiling, gyda neges e-bost ychwanegol i ddweud a gafodd eich cyflwyniad ei dderbyn neu ei wrthod.

Sylwer: Nid yw Tŷ'r Cwmnïau yn derbyn cyfrifon na dogfennau statudol eraill dros beiriant ffacs.

2. Ga i ffeilio dogfennau mewn ieithoedd eraill?

Fel arfer, yn Saesneg y mae’n rhaid ichi ffeilio dogfennau gyda Thŷ’r Cwmnïau. Mae eithriadau i hyn yn unol â’r manylion isod.  Lle mae swyddfa gofrestredig y cwmni wedi ei lleoli yng Nghymru, fodd bynnag, dim ond y cyfrifon Cymraeg y mae angen ichi eu hanfon os dewiswch chi.

Caiff cwmnïau gyflwyno’r dogfennau canlynol mewn ieithoedd eraill os bydd
cyfieithiad Saesneg ardystiedig yn cael ei anfon gyda nhw:

• penderfyniadau a chytundebau sy’n effeithio ar gyfansoddiad cwmni;
• contractau’n ymwneud â  chlustnodi cyfrannau am gydnabyddiaeth ar wahân i arian parod;
• yn achos cwmnïau sydd wedi’u cynnwys yng nghyfrifon grwpiau mwy yn yr AEE neu y tu allan i’r AEE , cyfrifon y grŵp ac adroddiad blynyddol y rhiant-ymgymeriad; ac
• offerynnau arwystlon (neu gopïau o offerynnau arwystlon).

Yn ychwanegol, mae cwmnïau hefyd yn cael ffeilio cyfieithiadau ardystiedig gwirfoddol o
unrhyw ddogfen sy’n dod o dan ofynion datgelu’r Gyfarwyddeb Gyntaf ar y Gyfraith Gwmnïau . Mae hyn yn cynnwys:

• dogfennau cyfansoddiadol fel y memorandwm a’r erthyglau cymdeithasiad;
• penodiadau cyfarwyddwyr, newid manylion neu derfyniadau;
• cyfrifon, adroddiadau a ffurflenni blynyddol;
• hysbysiad ynglŷn ag unrhyw newid yn swyddfa gofrestredig y cwmni;
• dogfennau dirwyn i ben;
• dogfennau cyfalaf cyfrannau (cwmnïau cyhoeddus yn unig);
• dogfennau ynghylch cyfuno a rhannu cwmnïau (cwmnïau cyhoeddus yn unig); a
• dogfennau ynghylch cwmnïau tramor

Rhaid i’r cyfieithiad gwirfoddol gyfeirio at ddogfen a gafodd ei chyflwyno i Dŷ'r Cwmnïau ar 1 Ionawr 2007 neu wedi hynny. Gall cyfieithiadau gwirfoddol gael eu ffeilio yn un o ieithoedd swyddogol yr Undeb Ewropeaidd yn unig a rhaid anfon Ffurflen 1106 i gyd-fynd â nhw.

3. Ble galla i gael ffurflenni a chanllawiau?

Mae hwn yn un o gyfres o ganllawiau gan Dŷ’r Cwmnïau sy’n rhoi arweiniad syml i’r Ddeddf Cwmnïau.

Mae ffurflenni statudol a chanllawiau ar gael, yn rhad ac am ddim, gan Dŷ’r Cwmnïau. Y ffordd gyflymaf i’w sicrhau yw drwy’r wefan hon neu drwy ffonio +44 (0)303 1234 500.

Gellir hefyd gael ffurflenni gan ddogfenwyr cyfreithiol, cyfrifwyr, cyfreithwyr ac asiantiaid ffurfio cwmnïau.

Brig