Llofnodi Dogfennau

Rydym yn ddiweddar wedi adolygu’n polisi ar dderbyn llofnodion ar ddogfennau a gaiff eu cyflwyno i Dŷ’r Cwmnïau i’w ffeilio, er mwyn sicrhau cysondeb drwy wahanol rannau’r swyddfa. Mae llofnodi dogfen yn ymhlygu bod y llofnodydd wedi ystyried a chymeradwyo’i chynnwys. Nid yw llofnodi dogfen unigol yn dasg feichus, ond lle mae angen niferoedd mawr, er enghraifft ar ddogfennau corffori a newidiadau i ffurflenni cyfarwyddwyr, gall llofnodi pob un fynnu cryn amser. Am y rheswm hwn, mae rhai cyflwynwyr wedi mabwysiadu systemau awtomataidd i osod llofnodion a gaiff eu defnyddio’n aml.

Mewn rhai achosion, bu inni wrthod dogfennau’n dwyn llofnodion o’r fath, gan ofyn am lofnod gwreiddiol. Mewn achosion eraill, cawsant eu derbyn.

Ceisiasom farn Cwnsler. Mae hon yn cadarnhau ei bod yn dderbyniol i unigolyn awdurdodi eraill i osod ei lofnod ar ddogfennau penodol, a’r rhagdybiaeth yw y câi hyn ei wneud o dan amodau a gytunwyd gan y bobl sy’n chwarae rhan.

Yn Nhŷ’r Cwmnïau derbyniwn ddogfennau â phob ymddiriedaeth gan nad yw yn aml yn bosibl, ac ni fyddai ychwaith bob amser yn dderbyniol, i ddilysu’r cynnwys. Yng ngoleuni barn y Cwnsler ac anhawster cynyddol gwahaniaethu rhwng llofnod gwreiddiol ac un sydd wedi’i greu’n awtomataidd, daethom i’r casgliad y byddai’n rhesymol trin y ddau fath o lofnod yn yr un modd. Byddwn, felly, yn derbyn â phob ymddiriedaeth fod dogfennau a gyflwynir i’w ffeilio ac arnynt lofnodion a grewyd yn awtomataidd wedi cael eu cymeradwyo’n briodol gan y llofnodydd. Ni fyddwn mwyach yn gwrthod dogfennau am y rheswm syml nad yw’n ymddangos bod y llofnod yn wreiddiol.

Nid yw’r newid polisi hwn yn ymestyn i dderbyn dogfennau dros beiriant ffacs. Mae sawl ystyriaeth ymarferol a gweinyddol ar wahân y mae angen eu datrys, gan gynnwys rheoli ansawdd ac addaster dogfennau i’w prosesu. Ond mae hyn yn rhywbeth sy’n cael ei bwyso a’i fesur gennym, a gobeithiwn allu darparu ar ei gyfer yn y dyfodol.

Ymholiadau:
Phil Coates +44 (0)29 20380208 neu pcoates@companieshouse.gov.uk